Krok 11: Dokumenty kadrowe i płacowe

Dokumenty kadrowe i płacowe w Symfonii R2Płatnik. Demo pokazuje zarządzanie dokumentacją pracowniczą: przygotowanie dokumentów kadrowych i płacowych, korzystanie z kartotek i zestawień oraz kontrolowanie terminów. Dziennik dokumentów dostępny jest z menu Okna. Przechowuje dokumenty zapisywane podczas ich generowania, takie jak umowy o pracę, deklaracje PIT-11 i PIT-4R. Z poziomu Dziennika można podpisywać i wysyłać zapisane deklaracje. Listę można filtrować według roku lub typu dokumentu. Sposób zapisywania wydruków w Dzienniku konfiguruje się w Ustawienia kadrowe, zakładka Dokumenty. Dostępne opcje: Zapisuj bez pytania, Zapisuj z pytaniem, Nie zapisuj. Można dołączyć wydruk HTML lub PDF. Osobno określa się sposób zapisywania e-Dokumentów i Eksportów. Większość wydruków umożliwia edycję danych bezpośrednio na wydruku poprzez dwukrotne kliknięcie wybranego pola. Edytowana pozycja podświetla się na zielono. Zmiana dotyczy wyłącznie przygotowywanego wydruku i nie aktualizuje danych pracownika w programie ani wersji zapisanej w Dzienniku. Dziennik zachowuje oryginalną wersję dokumentu wygenerowaną przed wprowadzeniem zmian na wydruku. Przydatne gdy zmienią się dane osobowe lub adresowe pracownika. Dokument można wyeksportować do PDF lub wydrukować. Pakiet startowy dla nowego pracownika generuje się z poziomu ewidencji Pracownicy przez ikonę Drukarki. Pozwala wybrać zestaw pustych dokumentów i oświadczeń do uzupełnienia przez pracownika, takich jak kwestionariusz osobowy, PIT-2, dokumenty dotyczące PPK. Nie trzeba generować całego pakietu. Pakiet zawiera puste dokumenty przeznaczone do uzupełnienia, więc nie ma potrzeby zapisywania go w Dzienniku. Kwestionariusz osobowy można przygotować oddzielnie lub jako część pakietu startowego. Dostępne warianty: dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz dla pracownika. Zakres zawartych danych różni się w zależności od wariantu. Można wybrać, które informacje mają znaleźć się na dokumencie. Zaświadczenie o zarobkach generuje się z ewidencji Pracownicy lub z Aktualnego zatrudnienia. W oknie konfiguracji wybiera się elementy zaświadczenia, zakres miesięcy (pola Od i Do), podstawę ustalenia wynagrodzeń (data wypłaty, okres wynagrodzeń lub kartoteki), sposób prezentacji zarobków (średnia lub oddzielnie za każdy miesiąc) oraz opcjonalnie zakres rejestrów list płac. Można wpisać uwagi i cel przygotowania zaświadczenia. Kartoteka wynagrodzeń tworzona jest według okresu wynagrodzeń list płac. Jej zawartość zależy od definicji skonfigurowanej w Definicje – Kartoteki wynagrodzeń. Pokazuje podsumowanie list płac z każdego miesiąca wybranego okresu oraz łączne podsumowanie całego okresu. Kartoteka dochodowa ma stały układ, tworzona jest według dat wypłaty list płac i zawiera przychody, składki ZUS, koszty, podstawę opodatkowania, podatek oraz dochód netto w poszczególnych miesiącach, z podsumowaniem za cały rok. Obie kartoteki generuje się z tej samej listy wydruków. Świadectwo pracy wymaga wcześniejszego wprowadzenia zakończenia umowy w Ewidencji umów o pracę. Zakończenie umowy należy wprowadzić dla każdej umowy, również zawartej na czas określony, której termin upłynął. Przy zakończeniu wskazuje się datę, tryb rozwiązania i podstawę prawną, które automatycznie wpływają na datę zakończenia zgodną z okresem wypowiedzenia. W polu Świadczenia można wpisać informacje o odprawie. Błędne dane wpływają na świadectwo pracy, limit urlopu, naliczenia, zgłoszenia ZUS i raporty. Po zatwierdzeniu zakończenia program może zaproponować przeliczenie limitu urlopu. Informacja o wykorzystanym urlopie na świadectwie może być niepełna przed naliczeniem ekwiwalentu w Karcie urlopowej. Na wydruku świadectwa widoczne są dane pracownika, okres zatrudnienia, sposób zakończenia umowy, informacje o urlopie i wpisane świadczenia. Raporty i zestawienia dostępne z menu Raporty obejmują: Dokumenty seryjne pracownika (paski rozszerzone, kartoteki, listy płac, informacje dla osoby ubezpieczonej, zaświadczenia dla wielu osób); Roczne rozliczenia PIT (formularze PIT-11, IFT-1R oraz raporty weryfikacyjne); Zgłoszenia i wyrejestrowania ZUS (dokumenty zgłoszeniowe i wyrejestrowujące za wybrany okres, eksport do Płatnika ZUS, raport sprawdzający nieprawidłowości); Seryjne karty pracy (zbiorcze karty pracy dla wielu pracowników za wskazany okres); Inne dokumenty seryjne (skierowania na badania, zgody RODO, umowy, delegacje, wnioski o ZFŚS); Zestawienia wg klucza (własne zestawienia kadrowe i płacowe na podstawie wybranych danych i zdefiniowanych warunków); Zestawienia ewidencji (zbiorcze raporty z danych kadrowych i płacowych z różnych ewidencji); Zestawienia kadrowe (staż pracy, okresy zatrudnienia, terminy umów, badań i szkoleń, informacje o zatrudnieniu); Zestawienia do GUS (sprawozdania dotyczące zatrudnienia, wynagrodzeń, działalności gospodarczej); Analiza płac (prognozowanie kosztów, analiza etatów, symulacja zmian warunków umów, ocena równości płac); Wzory dokumentów (puste formularze, kwestionariusz osobowy, lista obecności); Zestawienia SQL dostępne w licencji Premium (dodatkowe raporty oparte na zapytaniach SQL). Niektóre raporty dostępne są wyłącznie w licencji Premium. Autosprawdzanie automatycznie kontroluje terminy umów o pracę, badań lekarskich, kursów BHP, stopnia niepełnosprawności oraz zgłoszeń do PPK. Program informuje, ilu pracownikom dany termin już upłynął lub wkrótce upłynie. Konfiguracja dostępna w Ustawienia kadrowe, zakładka Autosprawdzanie. Ustawia się częstotliwość kontroli (codziennie, co tydzień, co miesiąc) oraz zakres sprawdzanych terminów. Opcja Sprawdzaj następny miesiąc po pozwala kontrolować terminy kończące się w kolejnym miesiącu po wskazanym dniu. Autosprawdzanie uruchamia się automatycznie podczas otwierania programu lub wyboru firmy. Można je też uruchomić ręcznie z poziomu ewidencji Pracownicy przez menu kontekstowe (prawy przycisk myszy) – Terminy – Autosprawdzanie. Wynik pokazuje liczbę pracowników z upłyniętym terminem, terminem kończącym się w kontrolowanym miesiącu lub brakiem wymaganych dokumentów. Dostępna jest opcja podświetlenia takich pracowników na liście oraz wydruk szczegółowego raportu terminowego z dokładnymi datami i oznaczeniami upłynął lub brak.