Przed wysłaniem maili z Symfonii R2Płatnik upewnij się, że odpowiednio skonfigurowałeś sposób wysyłki, który opisujemy w tym artykule Przygotowanie programu do wysyłki maili (np. pasków wynagrodzeń)
Informacje o wysłanych wiadomościach e-mail zapisane są w Firma → Poczta. Funkcja dostępna jest jedynie w licencji PRO i Profesjonalnej.
I. Wysyłanie dokumentu na konkretny adres e-mail
Aby wysłać dany dokument do konkretnej osoby, postępuj z poniższymi krokami:
Krok 1. Wygeneruj dokument do wysyłki.
Krok 2. Na Przeglądzie wydruku wybierz Wyślij wydruk do... (ikona koperty) oznaczony na poniższym zrzucie.
Krok 3. Ustaw parametry wiadomości.
Po kliknięciu przycisku Wyślij wydruk do... pojawi się okno Wysyłanie wydruku, w którym określamy adresata, treść wiadomości i inne parametry.
-
Adres e-mail – adres, na jaki wysyłamy wiadomość. Możesz podać kilka adresów, oddzielając je przecinkami. Kliknięcie przycisku … na końcu pola Adres e-mail otwiera okno Książka adresowa, do którego możesz dodać najczęstszych adresatów.
- Temat – temat wiadomości.
- Opis – treść wiadomości.
- Format – format załącznika: HTML lub PDF.
Krok 4. Jeśli chcesz wysłać kopię wiadomości na adres DW lub UDW firmy, najpierw wpisz odpowiedni adres e-mail w: Firma → Parametry → Kadry.
Podczas wysyłki wydruki zaznacz odpowiednią opcję widoczną w oknie Wysyłanie wydruku:
• Dodatkowo wyślij na e-mail DW firmy
• Dodatkowo wyślij na e-mail UDW firmy
Dzięki temu kopia wiadomości zostanie automatycznie wysłana na wcześniej wpisany adres.
Krok 5. Po ustawieniu parametrów wiadomości kliknij Wyślij.
II. Seryjna wysyłka dokumentów do pracowników
Aby wysłać seryjnie dokumenty do pracowników, postępuj z poniższymi krokami:
Krok 1. Wygeneruj seryjnie dokumenty do wysyłki.
Krok 2. Wybierz opcję Wyślij wydruki do pracowników (ikona człowieka z kopertą).
Krok 3. Uzupełnij dane w oknie Wysyłanie wydruków dla pracowników. W oknie ustaw:
• Temat – tytuł wiadomości. Można użyć znaczników takich jak: [NIP], [PESEL], [NAZWIMIĘ], aby automatycznie wstawić dane pracownika do tytułu.
• Informacja – stały komunikat informacyjny, np. ostrzeżenie o poufności.
• Opis – treść wiadomości.
• Format – wybór formatu załącznika: HTML lub PDF.
Dodatkowe opcje wysyłki (do zaznaczenia):
• Użyj e-maila służbowego – wiadomość zostanie wysłana na adres służbowy pracownika dostępny w Aktualne zatrudnienie na zakładce Inne.
• Użyj e-maila z adresu PIT – wiadomość trafi na adres wskazany w ewidencji Adresy na zakładce Do PIT.
• Wymagaj potwierdzenia przeczytania e-maila – odbiorca otrzyma prośbę o potwierdzenie odczytu. Niektóre skrzynki pocztowe nie obsługują potwierdzeń przeczytania wiadomości.
• Dodatkowo wyślij na e-mail DW firmy – kopia trafi na adres DW firmy, jeśli został wcześniej wpisany w: Firma → Parametry → Kadry.
• Dodatkowo wyślij na e-mail UDW firmy – kopia trafi na adres UDW firmy, jeśli został wcześniej wpisany w tym samym miejscu.
Krok 4. Na koniec kliknij Wyślij, aby przesłać wiadomość.
Inne pomocne artykuły:
Wysyłka formularzy PIT-11 mailem
Konfiguracja ustawień wysyłania PIT-11 mailem