Krok 5: Wprowadzenie danych firmy, dodanie użytkowników i nadawanie uprawnień

Konfiguracja Symfonii R2Płatnik obejmuje dwa główne etapy: konfigurację użytkowników z uprawnieniami oraz dodanie firmy i ustawień kadrowo-płacowych. Użytkownik ADMIN to główne konto administracyjne. Jeśli z programu korzysta jeden użytkownik, może używać konta ADMIN, zalecane jest nadanie mu hasła. Uprawnienia użytkowników są zarządzane przez grupy praw dostępu, dostępne w menu Zbiory Narzędzia Grupy użytkowników. Przy tworzeniu grupy praw dostępu nadaje się jej nazwę i określa poziomy dostępu dla obszarów Płace i Kadry: Korygowanie (pełna edycja), Wprowadzanie (ograniczona edycja), Przeglądanie (tylko podgląd) lub Brak praw. Opcje Definiowanie umożliwiają zarządzanie definicjami systemu wynagrodzeń i zestawień, a Nadzór zapewnia dostęp do wszystkich ustawień programu. Przykładowa konfiguracja dla pracowników kadrowych: Brak praw dla Płac, Korygowanie dla Kadr, bez Definiowania i Nadzoru. Program umożliwia również zaawansowane definiowanie praw w dodatkowych zakładkach. Nowy użytkownik tworzony jest w ewidencji Użytkownicy. Należy podać nazwę, imię, nazwisko, stanowisko, opcjonalny opis oraz przypisać grupę praw dostępu. W zakładce Logowanie ustawia się hasło lub włącza opcję wymuszenia zmiany hasła przy pierwszym logowaniu. Zakładka Właściwości zawiera ustawienia logowania zdalnego, blokowania dostępu i śledzenia operacji. Zakładka Interfejs umożliwia personalizację wyglądu okien, rozmiaru czcionki, organizacji menu i obsługi wielu okien. Zakładka Internet służy do konfiguracji konta e-mail do wysyłki wiadomości z programu, w tym połączenia z kontem Microsoft i parametrów serwera SMTP. Konfiguracja firmy rozpoczyna się od wpisania NIP i opcjonalnego pobrania danych z GUS, które automatycznie uzupełnia nazwę, REGON, adres siedziby i dane rejestrowe. Zakładka Dane zawiera informacje identyfikujące firmę: rodzaj podatnika, rodzaj jednostki oraz uprawnienie do wypłaty zasiłków ZUS. Dla firm prowadzonych przez osoby fizyczne lub wspólników należy uzupełnić ewidencję Właściciele firmy. Zakładka Dane do przelewów zawiera rachunki bankowe firmy oraz konta do rozliczeń z ZUS, Urzędem Skarbowym i instytucją PPK. W ewidencji Rachunki bankowe dodaje się wszystkie rachunki firmy, wskazuje rachunek domyślny i określa sposób realizacji przelewów (eksport do systemu bankowego lub wydruk). Zakładka Adres zawiera dane adresowe firmy oraz przypisany Urząd Skarbowy, Oddział ZUS i Oddział NFZ wykorzystywane przy generowaniu deklaracji. Zakładka Inne dane zawiera podzakładki Rejestrowe (dane identyfikacyjne i rejestrowe) oraz Deklaracje (termin składania deklaracji ZUS, osoba reprezentująca firmę, ustawienia e-Deklaracji i dane kontaktowe na formularzach). Zakładka RODO umożliwia zarządzanie zgodami RODO, rejestrowanie upoważnień do przetwarzania danych, dokumentowanie udostępnienia danych podmiotom zewnętrznym, prowadzenie rejestru naruszeń oraz wprowadzenie danych Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Zakładka Parametry zawiera podzakładki wpływające na rozliczanie pracowników w całej firmie. Podzakładka Naliczanie pozwala ustawić indywidualną składkę wypadkową ZUS, wartość średniej zakładowej, zasady ochrony minimalnego wynagrodzenia przy potrąceniach oraz ustawienia dla pracowników oddelegowanych, delegacji zagranicznych i ryczałtów samochodowych. Przy polach ze składkami, wskaźnikami i parametrami podatkowymi dostępna jest historyzacja – umożliwia zapisywanie różnych wartości dla określonych okresów poprzez przycisk historii lub kombinację Alt + kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Opcje dotyczące pracowników oddelegowanych i delegacji zagranicznych dostępne są w licencji Premium. Podzakładka PPK konfiguruje wysokość składek finansowanych przez pracodawcę, sposób rozliczania przychodu i podatku z wpłat do PPK, ustawienia pierwszych wpłat i autozapisu pracowników. Składka dodatkowa indywidualna pracownika ustawiana jest w ewidencji PPK danego pracownika. Zakładka Karty pracy – podzakładka Ustawienia podstawowe pozwala włączyć rozszerzoną miesięczną kartę pracy, szczegółową rejestrację wejść i wyjść (RCP), obsługę delegacji, pracy zdalnej, wniosków pracowniczych i akceptacji kart pracy przed naliczeniem wynagrodzeń. Funkcje RCP, wnioski pracownicze, rejestracja zdalna i rozbudowana obsługa delegacji dostępne są w licencji Premium. Podzakładka Obliczanie nadgodzin definiuje zasady rozpoznawania nadgodzin dobowych, rozliczania pracy w dni wolne oraz stosowania dodatków 50% i 100%. Opcja Wylicz nadgodziny w okresie rozliczeniowym uwzględnia przekroczenia dobowe i średniotygodniowe. Zakładka Karty zasiłkowe zawiera ustawienia procentu wynagrodzenia chorobowego, zasad rozliczania chorób pracowników po 50. roku życia, wyliczania podstaw chorobowych, dokumentów ZUS i składników uwzględnianych w podstawach zasiłkowych. Parametry takie jak zmiana procentu wynagrodzenia chorobowego, korekta podstaw chorobowych i opcje podstaw kwartalnych i rocznych dostępne są w licencji Premium. Zakładka Karty urlopowe / Nieobecności określa zasady naliczania urlopów, wpływ nieobecności na uprawnienia pracownicze, staż pracy, nabywanie prawa do urlopu oraz sposób uwzględniania nieobecności w limitach urlopowych. Umożliwia również konfigurację urlopu firmowego – dodatkowego płatnego limitu dni wolnych – z określeniem rocznego limitu i sposobu naliczania wynagrodzenia. Zakładka Definicje pozwala ograniczyć dostępne definicje list płac i dekretów księgowych do wybranych. Bez przypisania definicji dostępne są wszystkie z systemu. W tej zakładce można też skonfigurować koszty stałe firmy. Zakładka Kadry zawiera ustawienia dokumentacji kadrowej: wyświetlanie wyłącznie stanowiska pracownika na dokumentach, kontrola identyfikatorów pracowniczych i drukowanie numeru PESEL na dokumentach kadrowych. Zakładka Lokalizacja umożliwia wydzielenie dla firmy własnych parametrów i definicji, grup praw dostępu oraz zamykania ewidencji. Dostępna wyłącznie w licencji Premium. Zakładka Eksport zawiera ustawienia wymiany danych z Płatnikiem ZUS, SOD PFRON i platformami PPK. Pole Nazwa skrócona do Płatnika musi być identyczne z nazwą zarejestrowaną w Płatniku ZUS. Zakładka obejmuje też dane do współpracy z SOD PFRON i dane logowania do systemu PPK. Zakładka Import umożliwia konfigurację połączenia z PUE ZUS do importowania e-ZLA (zwolnień lekarskich). Dostępna wyłącznie w licencji Premium. Zakładka Współpraca z Flexee służy do integracji z usługą wynagrodzenia na żądanie Flexee. Po włączeniu wprowadza się numer umowy i numer konta Flexee. W ewidencji Aktualne zatrudnienie pojawia się dodatkowa zakładka Flexee z możliwością ustawienia indywidualnego limitu dla pracownika. Zakładka Dokumenty zarządza przechowywaniem dokumentów w bazie danych lub na dysku, zabezpieczaniem PDF hasłem przy wysyłce i eksporcie. Podzakładka Podpisywanie PDF zawiera ustawienia prezentowania informacji o osobie podpisującej, położenia tej informacji, dodawania logo i wymagania wyboru certyfikatu. Zakładka Notatki umożliwia zapisywanie dowolnych informacji dotyczących firmy. Po zapisaniu konfiguracji firmy można przejść do kolejnych etapów: dodawania pracowników, definiowania umów, naliczania wynagrodzeń i prowadzenia ewidencji kadrowo-płacowej.