1. Jeżeli chcemy zmodyfikować uprawnienia istniejącej już grupie użytkowników, wówczas najpierw sprawdzamy jaka jest nazwa grupy przypisanej danemu użytkownikowi. W tym celu wchodzimy do ewidencji UŻYTKOWNICY (kliknięcie na ikonce w głównym oknie programu).
2. Sprawdzamy pod jakim numerem bazodanowym występują firmy (podmioty), do których chcemy użytkownikom odebrać lub nadać dostęp. W tym celu otwieramy ewidencję FIRMY i wyciągamy dodatkową kolumnę, która nazywa się "Ide" (klikamy na ikonę ustawień okna lub skrót Ctrl+F4 i przenosimy pole "Ide" z sekcji "dostępne" do sekcji "aktywne").
3. Modyfikacji istniejącej grupy użytkowników lub tworzenia nowej dokonujemy wchodząc w menu zbiory/narzędzia/grupy użytkowników, stając na wybranej grupie, którą chcemy zmodyfikować (bądź tworzymy nową) i w przeglądzie danych (zakładka "pozycja" lub "razem") klikamy na dole na przycisk "Zaawansowane" aby następnie wyszukać odpowiednią ewidencję, do której chcemy zmienić prawo dostępu (w tym przypadku FIRMY).
Można zacząć wpisywać początek nazwy ewidencji (np. fir) i wówczas program sam dokonuje zawężenia wyników wyszukiwania. Łatwiej w ten sposób odnaleźć.
W przeglądzie danych, w sekcji "przeglądanie", zaznaczamy "ograniczone filtrem" i następnie wprowadzamy do pola filtra przeglądania treść o odpowiedniej konstrukcji. Będąc w tym oknie można kliknąć na ikonkę pytajnika i wówczas otworzy się instrukcja obsługi programu od razu z wyjaśnieniami związanymi z tą ewidencją i m.in. z tym, w jaki sposób konstruuje się treści tych filtrów.
Pole o nazwie X_I, tabeli bazodanowej przechowującej dane firm, jednoznacznie identyfikuje dany podmiot (jest to wartość unikatowa dla każdej z wprowadzonych do R2Płatnika firm).
Jeżeli chcemy aby użytkownicy przypisani do danej grupy mieli wyłącznie dostęp do np. dwóch konkretnych firm, wówczas w filtrze przeglądania wpisujemy poniższą treść, podając odpowiednie numery odczytane wcześniej z kolumny "Ide" okna FRIMY.
[X_I]=2 or [X_I]=4
Jeżeli chcemy wskazać wyłącznie jedną firmę, wówczas nie używamy operatora "or" i wprowadzamy odniesienie do wyłącznie jednego numeru.
[X_I]=2
4. Jeżeli chcemy aby użytkownicy przypisani do danej grupy mieli dostęp do wszystkich firm (podmiotów) oprócz niektórych, wówczas należy użyć operatora "różny", wykluczającego firmy o podanych numerach Ide.
[X_I]<>2 and [X_I]<>4
5. Analogicznie można ograniczać dostęp do innych ewidencji. Do dyspozycji mamy kilka operatorów logicznych (and, or, =, <>, <, >) oraz zmienne predefiniowane, które możemy wybierać z listy dostępnej spod PPMyszy w oknie edytora zapytań SQL, do którego wchodzimy dwuklikiem na polu filtra przeglądania".
6. W wyniku ograniczenia praw do firmy o Ide=2 lub Ide=4 otrzymujemy taki efekt.
To jaka powinna być dokładnie konstrukcja filtra i na jakiej ewidencji powinno się je zakładać, zależne jest już od indywidualnych potrzeb i samodzielnie należy opracować stosowne rozwiązanie lub zlecić do wykonania.