Nowe zasady obliczania stażu pracy i ich zastosowanie w Symfonii R2Płatnik

Dotyczy produktów: Symfonia R2Płatnik od wersji 10.10.26

Wprowadzenie:

• Od 2026 roku zmieniają się zasady obliczania stażu pracy – do stażu będą wliczane okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia oraz inne wskazane w ustawie. Instrukcja opisuje również zmiany w Symfonii R2Płatnik od wersji 10.10.26.

Nowe zasady obliczania stażu pracy od 2026 roku

Do lat pracy będziemy zaliczać:

• Okres służby w Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej
• Okres prowadzenia działalności gospodarczej oraz okres pozostawania osobą współpracującą
• Okres pracy na podstawie określonych umów cywilnoprawnych, okres współpracy przy takiej pracy oraz okresy bycia członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych
• Okres korzystania z ulgi na start
• Okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
• Okresy sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem
• Okresy pracy zagranicznej świadczonej w ramach niepracowniczych form zatrudnienia
• Okresy odpłatnej pracy skazanego 
• Okresy służby funkcjonariuszy celno-skarbowych 

Ustawa wejdzie w życie dla budżetu od 01.2026, a dla sektora prywatnego od 05.2026.
Pracownicy, którzy będą chcieli zaliczyć jeden z powyższych okresów do stażu, będą mogli dostarczyć odpowiednie dokumenty przez 24 miesiące od daty wejścia ustawy w życie. 
Niezależnie od tego, kiedy dokładnie dokument będzie dostarczony, uprawnienia pracownicze muszą być przeliczone od odpowiedniego terminu – tj. od daty wejścia w życie ustawy.

Nowe zasady obliczania stażu pracy od 2026 roku - zmiany w programie

W związku z wprowadzonymi zmianami prawnymi, wprowadziliśmy zmiany w programie, które nie tylko będą uwzględniać umowy zlecenia z historii zatrudnienia czy kartoteki pracownika, ale i będą pilnować momentu, w którym w konkretnej firmie będzie mogło nastąpić wejście w życie ustawy.

Oznaczenie rodzaju jednostki

Ponieważ zmiany są wprowadzane w dwóch terminach, oznacz prawidłowo informację o rodzaju jednostki w danych firmy. Aby to zrobić, postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

1. Z górnego paska programu wejdź w Zbiory → Wybór firmy. Na zakładce Lista wybierz konkretną firmę i przejdź na zakładkę Pozycja.
2. W zakładce Dane znajduje się opcja Jednostka sektora publicznego.
   
   
   • Jeśli zaznaczysz tą opcję, uprawnienia pracownicze wynikające z przeliczenia okresów działalności zawodowej, będą przysługiwały od dnia rozpoczęcia stosowania nowych przepisów, czyli nie wcześniej niż od 1 stycznia 2026r.
   • Jeśli nie zaznaczysz tej opcji, to uprawnienia pracownicze wynikające z przeliczenia okresów działalności zawodowej, będą przysługiwały od dnia rozpoczęcia stosowania nowych przepisów, czyli nie wcześniej niż od 1 maja 2026r.

Pracownicy przed wejściem w życie ustaw nie będą mogli prosić o uzupełnienie przysługujących im uprawnień.
Zaliczeniu będą jednak podlegać wszystkie udowodnione okresy – czyli również te, które miały miejsce przed wejściem w życie ustawy.

Ustawienia w umowach zlecenie i umowach współpracy w bieżącej firmie

• W Umowach zlecenie, które rozliczasz w bieżącej firmie w Symfonii R2Płatnik możesz zaznaczyć czy dana umowa ma wliczać się do stażu. Odpowiednie pola będą dostępne dla nowych i rozliczonych już umów zlecenie. Aby sprawdzić te ustawienia postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

  1. Wejdź do Umowy zlecenie konkretnej osoby.
  2. Przejdź do zakładki Składki ZUS / staże. Znajdziesz tam opcje dotyczące stażu:
     
     • Zalicz do stażu
     • Zalicz do stażu branż.
     • Zalicz do urlopu
     • Zalicz do jubileuszu
     • Zalicz do stażu stanow.
     
     
  3. Zaznacz odpowiednie opcje zgodnie z wnioskiem zleceniobiorcy.
     

     Zaliczanie do stażu nie będzie zaznaczone automatycznie. Zleceniodawca ma obowiązek uwzględnienia okresów dopiero na wniosek zleceniobiorcy.
     Dopiero po zaznaczeniu tej opcji, okres umowy zlecenia z własnym pracownikiem będzie uwzględniany do odpowiedniego stażu - pod warunkiem, że okres jej trwania nie pokrywa się całkowicie z okresem umowy o pracę.
     Jeżeli umowa zlecenie będzie się pokrywała z umową o pracę częściowo, to do stażu uwzględniany będzie tylko okres wystający poza okres umowy o pracę.

  4. Kliknij OK, aby zatwierdzić.
  
  

• W Umowach współpracy, które rozliczasz w bieżącej firmie w Symfonii R2Płatnik możesz zaznaczyć czy dana umowa ma wliczać się do stażu. Odpowiednie pola będą dostępne dla nowych i rozliczonych już umów współpracy. Aby sprawdzić te ustawienia postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

  1. Wejdź do Umowy współpracy konkretnej osoby.
  2. Przejdź do zakładki Staże. Znajdziesz tam opcje dotyczące stażu:
     
     • Zalicz do stażu
     • Zalicz do stażu branż.
     • Zalicz do urlopu
     • Zalicz do jubileuszu
     • Zalicz do stażu stanow.
     
     
  3. Zaznacz odpowiednie opcje zgodnie z wnioskiem wykonawcy.
  
  

  Zaliczanie do stażu nie będzie zaznaczone automatycznie. Zleceniodawca ma obowiązek uwzględnienia okresów dopiero na wniosek wykonawcy. Dopiero po zaznaczeniu tej opcji, okres umowy współpracy z własnym pracownikiem będzie uwzględniany do odpowiedniego stażu - pod warunkiem, że okres jej trwania nie pokrywa się całkowicie z okresem umowy o pracę. Jeżeli umowa współpracy będzie się pokrywała z umową o pracę częściowo, to do stażu uwzględniany będzie tylko okres wystający poza okres umowy o pracę.

Historia zatrudnienia

Do okna Historia zatrudnienia dodaliśmy zakładki Umowy zlecenie i Umowy współpracy. Sposób uwzględniania staży z tych umów będzie zależał od tego co zostanie ustawione w polu Etat.

Często zdarza się, że w jednej firmie zleceniobiorca ma więcej niż jedną umowę zlecenie. Do staży będą uwzględniane wszystkie okresy, które będą wprowadzone w zakładkach Umowy zlecenia i Umowy współpracy, a nie okres wprowadzony w polach Od i Do.

• Jeśli w polu Etat wpiszesz 0, to zgodnie z założeniami taki wpis jest rozumiany jako posiadanie jedynie Umowy zlecenie lub Umowy współpracy w danej firmie. Wpisanie takiej wartości powoduje, że nie będą wyświetlane zakładki Tryb zakończenia, Nieobecności i Limity roczne.

  
  

  Aby zaznaczyć czy dana umowa ma się wliczać do stażu postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

  1. Wejdź do Historii zatrudnienia.
  2. Kliknij zielony plus w górnym lewym rogu, aby wprowadzić nowy wpis.
  3. Wpisz wymiar etatu 0.
  4. Wpisz dane firmy i daty Od i Do umowy o pracę w tym zakładzie pracy.
  5. Przejdź na zakładkę Umowy zlecenia lub Umowy współpracy.
  6. Wybierz szary plus w dolnej części okna.
  7. Wpisz datę rozp.pracy i datę zak.pracy.
  8. Rozwiń dostępne opcje w polach Staż, Staż branż itd. i wybierz Tak lub Nie w zależności od tego czy dana umowa ma się zaliczać do danego stażu czy nie.
     

     Przy dodawaniu do historii wpisów z Umów zleceń lub Umów współpracy pamiętaj, że te okresy wliczają się do stażu przy obliczaniu wymiaru urlopu. Nie mają wpływu na prawo do nabycia urlopu. W praktyce wygląda to tak, że jeżeli zatrudnimy pracownika na jego pierwszą umowę o pracę w roku 2026 to nawet jeżeli w historii uwzględnimy ponad 10 lat pracy na podstawie umowy zlecenia to i tak jego wymiar urlopu będzie wyliczany jak dla pierwszej pracy – czyli w wysokości 1/12 limitu rocznego po każdym przepracowanym miesiącu. Różnica może być jednak taka, że limit ten od początku zatrudnienia będziemy musieli wyliczać nie jako 1/12 z 20 dni, a jako 1/12 z 26 dni.

• Jeśli w polu Etat wpiszesz inną wartość niż 0, to zgodnie z założeniami wpis będzie rozumiany jako zatrudnienie w danej firmie na podstawie umowy o pracę, ale będzie też możliwość dopisania dodatkowych Umów zlecenie lub Umów współpracy.
  W związku z tym, że w programie wszystkie aktywności zliczane do stażu są rzutowane na oś czasu to po wprowadzeniu umowy zlecenia / umowy współpracy do historycznego zatrudnienia będzie ono brane pod uwagę tylko w części, która nie będzie się pokrywała datami z zakresem w polach Od i Do. Przy etacie różnym od 0 okres jest uwzględniany do stażu w taki sposób jak do wersji 10.10.25 – zgodnie z tym co oznaczone w polu Zaliczać do…
  

  
  

  Dodatkowo będą zliczane okresy z zakładek Umowy zlecenia i Umowy współpracy. Aby zaznaczyć czy dana umowa ma się wliczać do stażu postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

  1. Wejdź do Historii zatrudnienia.
  2. Kliknij zielony plus w górnym lewym rogu, aby wprowadzić nowy wpis.
  3. Wpisz wymiar etatu - musi być większy od 0.
  4. Wpisz dane firmy i daty Od i Do umowy o pracę w tym zakładzie pracy.
  5. Przejdź na zakładkę Umowy zlecenia lub Umowy współpracy.
  6. Wybierz szary plus w dolnej części okna.
  7. Wpisz datę rozp.pracy i datę zak.pracy.
  8. Rozwiń dostępne opcje w polach Staż, Staż branż itd. i wybierz Tak lub Nie w zależności od tego czy dana umowa ma się zaliczać do danego stażu czy nie.

  Przy dodawaniu do historii wpisów z Umów zleceń lub Umów współpracy pamiętaj, że te okresy wliczają się do stażu przy obliczaniu wymiaru urlopu. Nie mają wpływu na prawo do nabycia urlopu. W praktyce wygląda to tak, że jeżeli zatrudnimy pracownika na jego pierwszą umowę o pracę w roku 2026 to nawet jeżeli w historii uwzględnimy ponad 10 lat pracy na podstawie umowy zlecenia to i tak jego wymiar urlopu będzie wyliczany jak dla pierwszej pracy – czyli w wysokości 1/12 limitu rocznego po każdym przepracowanym miesiącu. Różnica może być jednak taka, że limit ten od początku zatrudnienia będziemy musieli wyliczać nie jako 1/12 z 20 dni, a jako 1/12 z 26 dni.

W związku z wprowadzonymi nowymi zakładkami do Historii zatrudnienia został rozbudowany mechanizm przenoszenia Aktualnego zatrudnienia do Historii zatrudnienia. Od wersji 10.10.26 jeżeli pracownik będzie miał na tym samym zatrudnieniu poza umową o pracę wprowadzone dane w Umowie zlecenie lub Umowie współpracy to podczas przenoszenia do historii przy użyciu Przenieś do historii zatrudn. aplikacja przeniesie do historii nie tylko dane z umowy o pracę, ale i uzupełni informacje w zakładkach Umowy zlecenia lub Umowy współpracy.

Przykład

Pracownik Jan Nowak przepracował 10 lat na podstawie umowy zlecenia w firmie X. Z dniem 1 stycznia 2026 został zatrudniony na jego pierwszą umowę o pracę w firmie Y, która co ważne NIE należy do jednostek sektora publicznego.
Od pierwszego miesiąca zatrudnienia pracodawca w firmie Y powinien naliczać Panu Janowi urlop w wysokości 1/12 limitu rocznego, który na dzień 1 stycznia 2026 wynosi 20 dni, ponieważ, dla jednostek, które nie należą do sektora publicznego nowe przepisy wchodzą w życie 1 maja 2026.
Ponieważ w pozostałych jednostkach nowe przepisy wchodzą w życie od 1 maja 2026 to od tego dnia firma Y dla Pana Jana powinna zacząć naliczać urlop w wysokości 1/12 limitu rocznego, ale już nie z 20 dni, a z 26, ponieważ Pan Jan miał udokumentowany 10-cio letni staż w firmie X na podstawie umowy zlecenia.  Dokładnie w ten sam sposób powinien zostać naliczony urlop dla własnego pracownika, który przed umową o pracę miał w firmie kilka umów na podstawie umowy zlecenia.

Wyliczanie staży w Aktualnym zatrudnieniu

Przy okazji zmian w programie warto przypomnieć sobie również sposób działania dwóch przycisków dostępnych w Aktualnym zatrudnieniu na zakładce Staż: 

• Przelicz okresy na dzień odnosi się do dnia, który wskażemy. Data w programie nie ma wpływu na wynik zapytania
• Kiedy będzie taki staż w przeciwieństwie do Przelicz okresy na dzień odnosi się do daty w programie