Zarządzanie zatrudnieniami w Symfonii R2Płatnik - kiedy tworzyć nowe, a kiedy nie

Dotyczy produktów: Symfonia R2Płatnik

W artykule wyjaśniono, w jakich sytuacjach w Symfonii R2Płatnik należy tworzyć nowe zatrudnienie, a kiedy przenosić dotychczasowe do historii. Wprowadzono też zasady postępowania w przypadkach łączenia różnych typów umów oraz ponownego zatrudniania pracowników. Dzięki temu łatwiej zachowasz porządek w ewidencji zatrudnień i unikniesz błędów przy rozliczeniach.

Cel tworzenia kolejnego zatrudnienia

Tworzenie kolejnego zatrudnienia w Symfonii R2Płatnik pozwala oddzielić od siebie różne etapy lub typy współpracy z pracownikiem. Dotyczy to zarówno sytuacji, w których między umowami występuje przerwa, jak i przypadków zmiany rodzaju umowy. Dzięki wyodrębnieniu kolejnych zatrudnień zachowujesz porządek w ewidencji, ułatwiasz rozliczenia oraz unikasz pomyłek przy obsłudze umów, list płac czy zgłoszeń ubezpieczeniowych.

Nowe zatrudnienie warto tworzyć zwłaszcza wtedy, gdy poprzednia umowa o pracę została zakończona, a po przerwie pracownik wraca do firmy, lub gdy po zakończeniu umowy o pracę chcesz dodać osobie nową umowę cywilnoprawną. Takie rozdzielenie zatrudnień ułatwia pracę, umożliwia prawidłowe raportowanie oraz zmniejsza ryzyko wykonywania operacji na niewłaściwym rekordzie.

Kiedy tworzyć nowe zatrudnienie, a kiedy nie

• 1. Po przerwie w zatrudnieniu

  Utwórz nowe zatrudnienie, jeśli poprzednia umowa o pracę została zakończona, a po co najmniej jednodniowej przerwie osoba wraca do pracy. Zakończone zatrudnienie należy wcześniej przenieść do historii, aby móc dodać nową umowę w kolejnym, odrębnym zatrudnieniu.

  2. Przejście z umowy o pracę na umowę zlecenie

  Jeżeli osoba miała umowę o pracę, która została zakończona, i po jej rozliczeniu chcesz dodać umowę zlecenie, najpierw przenieś zakończone zatrudnienie do historii. Dopiero potem utwórz nowe zatrudnienie i wprowadź w nim umowę zlecenie.

  1. Przenieś zakończone zatrudnienie do Historii zatrudnienia.
  2. Utwórz nowe zatrudnienie.
  3. Wprowadź umowę zlecenie w nowo utworzonym zatrudnieniu. Jeśli ikona umów zleceń jest nieaktywna, zezwól na wprowadzanie danej umowy na Pozycji w oknie Pracownicy.

  Pozostawienie zakończonego zatrudnienia w ewidencji bieżącej powoduje, że musisz pilnować, na którym zatrudnieniu wykonujesz operacje. Jeśli przeniesiesz je do historii, nowe zatrudnienie stanie się jedynym aktualnym i zostanie oznaczone jako Podstawowe.

  3. Przejście z umowy zlecenie na umowę o pracę

  Jeśli poprzednia umowa była umową zleceniem, nie przenosisz zatrudnienia do historii – umowy cywilnoprawne nie są w tej ewidencji uwzględniane, ponieważ nie generują świadectwa pracy. W takim przypadku najlepiej utworzyć nowe zatrudnienie dla umowy o pracę i zwracać uwagę, aby wykonywać operacje na właściwym zatrudnieniu.

  Technicznie można dodać umowę o pracę w tym samym zatrudnieniu, w którym wcześniej była umowa zlecenie. Może to jednak powodować trudności przy obsłudze zwolnień lekarskich, dlatego takie rozwiązanie nie jest zalecane.

• 1. Kolejna umowa o pracę bez przerwy

  Nie twórz nowego zatrudnienia, gdy nowa umowa o pracę obowiązuje bezpośrednio po poprzedniej i nie występuje między nimi przerwa. Kolejna umowa powinna zostać wprowadzona w ramach tego samego nadal trwającego zatrudnienia.

  2. Dodatkowa umowa przy trwającej umowie o pracę

  Nie zakładaj nowego zatrudnienia, jeśli pracownik ma trwającą umowę o pracę i chcesz wprowadzić umowę zlecenie jako umowę dodatkową. W takim przypadku wprowadź ją w bieżącym zatrudnieniu.

  Jeśli w oknie pracowników dana ewidencja jest zablokowana, zaznacz odpowiedni kwadrat, aby ją aktywować i umożliwić dodanie kolejnego rodzaju umowy.

Utwórz nowe zatrudnienie

1. Odszukaj w menu ikonę Aktualne zatrudnienie i otwórz ewidencję.
2. Ustaw się na obecnym zatrudnieniu na zakładce Razem.
3. Kliknij Utwórz nowe zatrudnienie i oznacz je jako główne, jeśli będzie to jedyne aktualne zatrudnienie. Jeśli masz kilka zatrudnień jednocześnie, zalecamy zaznaczyć Ustaw jako główne przy zatrudnieniu z trwającą umową o pracę.
   
   W ewidencji Aktualne zatrudnienie pojawi się drugi wpis o nazwie Dodatkowe. Nazwę możesz dowolnie zmienić, edytując pole Nazwa zatrudnienia. Przełączanie pomiędzy zatrudnieniami umożliwia rozwijany pasek obok ikony Aktualne zatrudnienie.
   
4. Dodaj odpowiednią umowę w nowym zatrudnieniu. Podczas dodawania umowy w górnej części okna zobaczysz nazwę zatrudnienia, co ułatwi pracę na właściwym rekordzie.
   

Zarządzaj zatrudnieniami na liście płac

Podczas dodawania pracownika do listy płac widoczna jest kolumna Nazwa zatrudnienia z nazwą każdego aktualnego zatrudnienia danego pracownika. Dzięki temu możesz łatwo rozpoznać, które zatrudnienie wybrać dla danej listy płac i uniknąć pomyłek przy rozliczeniach.

Aby ułatwić identyfikację, nazwij zatrudnienia w sposób jednoznaczny – na przykład Umowa o pracę i Umowa zlecenie. Dzięki temu bez problemu wybierzesz właściwe zatrudnienie na docelową listę.

Przenieś zatrudnienie do historii lub usuń

W przypadku zakończenia zatrudnienia lub pomyłkowego utworzenia rekordu masz możliwość przeniesienia go do Historii zatrudnienia albo całkowitego usunięcia. Przeniesienie do historii stosuje się wtedy, gdy umowa o pracę została zakończona i wszystkie świadczenia – w tym PIT‑11 – zostały rozliczone.

• Przenieś zatrudnienie do historii, gdy umowa o pracę została zakończona i nie będziesz już wykonywać na tym zatrudnieniu żadnych czynności. Po przeniesieniu nie ma dostępu do ewidencji szczegółowych – kart: urlopowej, pracy, zasiłkowej – a w Historii zatrudnienia pozostanie tylko zapis okresu zatrudnienia z niezbędnymi danymi.

  Aby przenieść zatrudnienie do historii, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

  1. Przejdź do Aktualne zatrudnienie → Pozycja.
  2. Kliknij przycisk Przenieś do historii zatrudnienia.
     

• Zatrudnienie możesz usunąć tylko wtedy, gdy nie ma w nim żadnych dodanych umów. Usunięcie stosuj głównie w sytuacji błędnego lub przypadkowego utworzenia zatrudnienia.

  1. Przejdź do Aktualne zatrudnienie → Pozycja.
  2. Kliknij przycisk Usuń zatrudnienie.
     

Przywracanie zatrudnienia z historii

Jeśli później będziesz potrzebować więcej danych lub zatrudnienie przeniesiono do historii omyłkowo, możesz przywrócić je z historii do listy aktualnych. Aby to wykonać:

1. Wejdź do Historii zatrudnienia danego pracownika na zakładkę Lista.
2. Kliknij dane zatrudnienie, które chcesz przywrócić prawym przyciskiem myszy i wybierz Przywróć do aktualnego zatrudnienia.
   
   Opcja dostępna jest też na Pozycji danego wpisu w lewym dolnym rogu.

Dodatkowe zatrudnienie możesz usunąć, a zatrudnienie podstawowe przenieść do historii. Usunąć można każde zatrudnienie, na którym nie ma umów. Do historii możesz przenieść każde zatrudnienie, w którym wszystkie umowy zostały zakończone.

Jeśli zakończone zatrudnienie pozostawisz w ewidencji aktualnych zamiast przenieść je do historii, będziesz musieć pilnować, na którym zatrudnieniu wykonujesz operacje związane z pracownikiem. Przenoszenie zakończonych zatrudnień do historii ułatwia pracę – nowe zatrudnienie stanie się jedynym aktualnym i zostanie oznaczone jako Podstawowe.

Kiedy stosować ten artykuł

Skorzystaj z tego artykułu, aby sprawdzić, czy procedura zmiany rodzaju umowy została wykonana prawidłowo. Artykuł pomoże Ci rozwiązać problemy, które pojawiają się po przejściu pracownika z jednego typu umowy na inny – np. z umowy o pracę na umowę zlecenie lub z umowy zlecenie na umowę o pracę.

Przykładowe objawy nieprawidłowo przeprowadzonej zmiany:

• Błędy podczas generowania raportów ZUS – np. RSA, RCA, RZA
• Komunikaty o nieokreślonym lub nieprawidłowym kodzie tytułu ubezpieczenia
• Problemy z przypisaniem nieobecności do właściwego tytułu ubezpieczenia po zmianie kodu – np. z 0411 na 0110 lub z 0110 na 0411
• Nieprawidłowe zgłoszenia ZUA lub wyrejestrowania ZWUA
• Błędne naliczanie składek, zasiłków lub świadczeń po zmianie rodzaju umowy
• Trudności z obsługą zwolnień lekarskich lub nieobecności po zmianie typu zatrudnienia