Zarządzanie zatrudnieniami w Symfonii R2Płatnik - kiedy tworzyć nowe, a kiedy nie

Tworzenie kolejnego zatrudnienia i przenoszenie do historii

W artykule wyjaśniono, w jakich sytuacjach w Symfonii R2Płatnik należy tworzyć nowe zatrudnienie, a kiedy przenosić dotychczasowe do historii. Wprowadzono też zasady postępowania w przypadkach łączenia różnych typów umów oraz ponownego zatrudniania pracowników. Dzięki temu łatwiej zachowasz porządek w ewidencji zatrudnień i unikniesz błędów przy rozliczeniach.

Kiedy stosować ten artykuł

Skorzystaj z tego artykułu, aby sprawdzić, czy procedura zmiany rodzaju umowy została wykonana prawidłowo. Artykuł pomoże Ci rozwiązać problemy, które pojawiają się po przejściu pracownika z jednego typu umowy na inny – na przykład z umowy o pracę na umowę zlecenie lub z umowy zlecenie na umowę o pracę.

Przykładowe objawy nieprawidłowo przeprowadzonej zmiany:

• Błędy podczas generowania raportów ZUS – na przykład RSA, RCA, RZA.
• Komunikaty o nieokreślonym lub nieprawidłowym kodzie tytułu ubezpieczenia.
• Problemy z przypisaniem nieobecności do właściwego tytułu ubezpieczenia po zmianie kodu – na przykład z 0411 na 0110 lub z 0110 na 0411.
• Nieprawidłowe zgłoszenia ZUA lub wyrejestrowania ZWUA.
• Błędne naliczanie składek, zasiłków lub świadczeń po zmianie rodzaju umowy.
• Trudności z obsługą zwolnień lekarskich lub nieobecności po zmianie typu zatrudnienia.

Cel tworzenia kolejnego zatrudnienia

Tworzenie kolejnego zatrudnienia w Symfonii R2Płatnik pozwala oddzielić od siebie różne etapy lub typy współpracy z pracownikiem. Dotyczy to zarówno sytuacji, w których między umowami występuje przerwa, jak i przypadków zmiany rodzaju umowy. Dzięki wyodrębnieniu kolejnych zatrudnień zachowujesz porządek w ewidencji, ułatwiasz rozliczenia oraz unikasz pomyłek przy obsłudze umów, list płac czy zgłoszeń ubezpieczeniowych.

Nowe zatrudnienie warto tworzyć zwłaszcza wtedy, gdy poprzednia umowa o pracę została zakończona, a po przerwie pracownik wraca do firmy, lub gdy po zakończeniu umowy o pracę chcesz dodać osobie nową umowę cywilnoprawną. Takie rozdzielenie zatrudnień ułatwia pracę, umożliwia prawidłowe raportowanie oraz zmniejsza ryzyko wykonywania operacji na niewłaściwym rekordzie.

Kiedy tworzyć nowe zatrudnienie, a kiedy nie

• 1. Po przerwie w zatrudnieniu

  Utwórz nowe zatrudnienie, jeśli poprzednia umowa o pracę została zakończona, a po co najmniej jednodniowej przerwie osoba wraca do pracy. Zakończone zatrudnienie przenieś wcześniej do historii, aby móc dodać nową umowę w kolejnym, odrębnym zatrudnieniu.

  2. Przejście z umowy o pracę na umowę zlecenie

  Jeżeli osoba miała umowę o pracę, która została zakończona, i po jej rozliczeniu chcesz dodać umowę zlecenie – najpierw przenieś zakończone zatrudnienie do historii. Dopiero potem utwórz nowe zatrudnienie i wprowadź w nim umowę zlecenie.

  1. Przenieś zakończone zatrudnienie do Historii zatrudnienia.
  2. Utwórz nowe zatrudnienie.
  3. Wprowadź umowę zlecenie w nowo utworzonym zatrudnieniu. Jeśli ikona umów zleceń jest nieaktywna – zezwól na wprowadzanie danej umowy na Pozycji w oknie Pracownicy.

  Pozostawienie zakończonego zatrudnienia w ewidencji bieżącej powoduje, że musisz pilnować, na którym zatrudnieniu wykonujesz operacje. Jeśli przeniesiesz je do historii – nowe zatrudnienie stanie się jedynym aktualnym i zostanie oznaczone jako Podstawowe.

  3. Przejście z umowy zlecenie na umowę o pracę

  Jeśli poprzednia umowa była umową zleceniem – nie przenosisz zatrudnienia do historii. Umowy cywilnoprawne nie są w tej ewidencji uwzględniane, ponieważ nie generują świadectwa pracy. W takim przypadku utwórz nowe zatrudnienie dla umowy o pracę i zwracaj uwagę, aby wykonywać operacje na właściwym zatrudnieniu.

  Technicznie można dodać umowę o pracę w tym samym zatrudnieniu, w którym wcześniej była umowa zlecenie. Może to jednak powodować trudności przy obsłudze zwolnień lekarskich, dlatego takie rozwiązanie nie jest zalecane.

• 1. Kolejna umowa o pracę bez przerwy

  Nie twórz nowego zatrudnienia, gdy nowa umowa o pracę obowiązuje bezpośrednio po poprzedniej i nie występuje między nimi przerwa. Kolejna umowa powinna zostać wprowadzona w ramach tego samego, nadal trwającego zatrudnienia.

  2. Dodatkowa umowa przy trwającej umowie o pracę

  Nie zakładaj nowego zatrudnienia, jeśli pracownik ma trwającą umowę o pracę i chcesz wprowadzić umowę zlecenie jako umowę dodatkową. W takim przypadku wprowadź ją w bieżącym zatrudnieniu.

  Jeśli w oknie pracowników dana ewidencja jest zablokowana – zaznacz odpowiedni kwadrat, aby ją aktywować i umożliwić dodanie kolejnego rodzaju umowy.

Tworzenie nowego zatrudnienia

1. Odszukaj w menu ikonę Aktualne zatrudnienie i otwórz ewidencję.
2. Ustaw się na obecnym zatrudnieniu na zakładce Razem.
3. Kliknij Utwórz nowe zatrudnienie i oznacz je jako główne, jeśli będzie to jedyne aktualne zatrudnienie. Jeśli masz kilka zatrudnień jednocześnie – zaznacz Ustaw jako główne przy zatrudnieniu z trwającą umową o pracę.
   

   W ewidencji Aktualne zatrudnienie pojawi się drugi wpis o nazwie Dodatkowe. Nazwę możesz dowolnie zmienić, edytując pole Nazwa zatrudnienia.

4. Dodaj odpowiednią umowę w nowym zatrudnieniu. Podczas dodawania umowy w górnej części okna zobaczysz nazwę zatrudnienia, co ułatwi pracę na właściwym rekordzie.
   

   R2Płatnik	Nowy R2Płatnik

Zarządzanie zatrudnieniami na liście płac

Podczas dodawania pracownika do listy płac widoczna jest kolumna Nazwa zatrudnienia z nazwą każdego aktualnego zatrudnienia danego pracownika. Dzięki temu możesz łatwo rozpoznać, które zatrudnienie wybrać dla danej listy płac i uniknąć pomyłek przy rozliczeniach.

R2Płatnik	Nowy R2Płatnik

Aby ułatwić identyfikację – nazwij zatrudnienia w sposób jednoznaczny, na przykład Umowa o pracę i Umowa zlecenie. Dzięki temu bez problemu wybierzesz właściwe zatrudnienie na docelową listę.

Przenoszenie zatrudnienia do historii lub usuwanie

W przypadku zakończenia zatrudnienia lub pomyłkowego utworzenia rekordu masz możliwość przeniesienia go do Historii zatrudnienia albo całkowitego usunięcia. Przeniesienie do historii stosuj wtedy, gdy umowa o pracę została zakończona i wszystkie świadczenia – w tym PIT‑11 – zostały rozliczone.

• Przenieś zatrudnienie do historii, gdy umowa o pracę została zakończona i nie będziesz już wykonywać na tym zatrudnieniu żadnych czynności. Po przeniesieniu nie ma dostępu do ewidencji szczegółowych – kart: urlopowej, pracy, zasiłkowej – a w Historii zatrudnienia pozostanie tylko zapis okresu zatrudnienia z niezbędnymi danymi.

  1. Przejdź do Aktualne zatrudnienie → Pozycja.
  2. Kliknij przycisk Przenieś do historii zatrudnienia.
     

     R2Płatnik	Nowy R2Płatnik

• Zatrudnienie możesz usunąć tylko wtedy, gdy nie ma w nim żadnych dodanych umów. Usunięcie stosuj głównie w sytuacji błędnego lub przypadkowego utworzenia zatrudnienia.

  1. Przejdź do Aktualne zatrudnienie → Pozycja.
  2. Kliknij przycisk Usuń zatrudnienie.
     

     R2Płatnik	Nowy R2Płatnik

Przywracanie zatrudnienia z historii

Jeśli później będziesz potrzebować więcej danych lub zatrudnienie przeniesiono do historii omyłkowo – możesz przywrócić je z historii do listy aktualnych.

1. Przejdź do Historii zatrudnienia danego pracownika na zakładkę Lista.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na zatrudnieniu, które chcesz przywrócić, i wybierz Przywróć do aktualnego zatrudnienia.
   

   R2Płatnik	Nowy R2Płatnik

   Opcja dostępna jest też na Pozycji danego wpisu w lewym dolnym rogu.

Dodatkowe zatrudnienie możesz usunąć, a zatrudnienie podstawowe przenieść do historii. Usunąć można każde zatrudnienie, na którym nie ma umów. Do historii możesz przenieść każde zatrudnienie, w którym wszystkie umowy zostały zakończone.

Jeśli zakończone zatrudnienie pozostawisz w ewidencji aktualnych zamiast przenieść je do historii – będziesz musieć pilnować, na którym zatrudnieniu wykonujesz operacje związane z pracownikiem. Przenoszenie zakończonych zatrudnień do historii ułatwia pracę – nowe zatrudnienie stanie się jedynym aktualnym i zostanie oznaczone jako Podstawowe.