Wysyłka formularzy PIT-11 mailem

Instrukcja pokazuje, jak po wysłaniu PIT-ów do Urzędu Skarbowego przesłać je pracownikom za pośrednictwem e-maila. Opisane kroki obejmują ustawienie adresów e-mail, wysyłkę pojedynczych dokumentów oraz wysyłkę wielu formularzy jednocześnie. Proces realizuje się po zatwierdzeniu i wysłaniu deklaracji do urzędu, aby pracownicy otrzymali swoje dokumenty w formie elektronicznej.

Zanim zaczniesz

• Przygotuj adresy e-mail pracowników – prywatne lub służbowe.
• Zapewnij uprawnienia do wysyłania maili z programu.
• Upewnij się, że deklaracje PIT zostały wysłane do Urzędu Skarbowego.

Ustawianie adresów e-mail pracowników

Dokumenty możesz wysyłać na prywatne lub służbowe adresy e-mail pracowników:

• Prywatny adres e-mail – wprowadź w Ewidencji Adresy, zakładka Do PIT.

• Służbowy adres e-mail – wprowadź w Aktualnym zatrudnieniu, zakładka Inne.

Procedura wysyłki

• 1. Przejdź do Okna → Dziennik.
  2. Znajdź dokument, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Wyślij email do pracownika.

  

  3. Wypełnij pola przy generowaniu e-maili:

  

  • Wybierz znacznik pracownika, aby dodać do tytułu maila wartość zależną od pracownika (np. PESEL).
  • Wskaż, czy e-mail ma zostać wysłany na adres prywatny czy służbowy.
  • Opcjonalnie zaznacz potwierdzenie przeczytania wiadomości – pamiętaj, że nie wszystkie serwery pocztowe obsługują tę funkcję.
  • Jeśli chcesz wysłać kopię e-maila jako DW, wprowadź adresy w Zbiory → Wybór firmy → Parametry → Kadry → E-mail DW i E-mail UDW.
  4. Kliknij Wyślij.
• 1. Przejdź do Okna → Dziennik.
  2. Zaznacz dokumenty – użyj klawisza spacja, aby podświetlić kilka dokumentów jednocześnie.

  

  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Podświetlenia → Wyślij e-maile do pracowników.

  

  4. Uzupełnij pola przy generowaniu zgodnie z tym, co chcesz zamieścić w e-mailu:
     • Wybierz znacznik pracownika, aby dodać do tytułu maila wartość zależną od pracownika (np. PESEL).
     • Wskaż, czy e-mail ma zostać wysłany na adres prywatny czy służbowy.
     • Opcjonalnie zaznacz potwierdzenie przeczytania wiadomości – pamiętaj, że nie wszystkie serwery pocztowe obsługują tę funkcję.
     • Jeśli chcesz wysłać kopię e-maila jako DW, wprowadź adresy w Zbiory → Wybór firmy → Parametry → Kadry → E-mail DW i E-mail UDW.
  5. Kliknij Wyślij.
  6. Jeśli pojawią się problemy, sprawdź raport podsumowujący i powtórz wysyłkę po poprawieniu danych. Przy dużej liczbie e-maili zalecamy wysyłanie ich partiami.

Jeśli korzystasz z pakietu Symfonia R2Płatnik PRO lub Profesjonalny, możesz sprawdzić status wysłanych e-maili w Zbiory → Wybór firmy → Dane → Poczta.
Jeśli chcesz zabezpieczyć plik PDF hasłem, skorzystaj z instrukcji: Zabezpieczenie hasłem formularzy PIT-11.