Krok 8: Zatrudnianie pracowników i dane płacowe

Zatrudnianie pracowników w Symfonii R2Płatnik obejmuje wprowadzenie umowy o pracę i warunków wynagrodzenia, uzupełnienie danych podatkowych, zgłoszenie do ZUS, konfigurację aktualnego zatrudnienia oraz ewidencje do rozliczania czasu pracy, nieobecności i wynagrodzeń. W oknie Pracownicy wybiera się wcześniej wprowadzoną osobę i przechodzi do sekcji Płace, a następnie do ewidencji Umowy o pracę. Przy tworzeniu nowego wpisu uzupełnia się datę zawarcia umowy, rodzaj umowy (na czas określony, nieokreślony, próbny lub zastępstwo), datę rozpoczęcia i datę zakończenia (w przypadku umów czasowych), stanowisko, zawód oraz wymiar czasu pracy. Jeśli pracownik wykonuje pracę poza siedzibą firmy, wskazuje się miejsca pracy. Angaż określa dostępne składniki wynagrodzenia. Domyślnie istnieją angaże Zasadniczy i Godzinowy, które można dostosować w Definicje → Angaże. Wartości składników płacowych, takich jak płaca zasadnicza, premie i dodatki, wprowadza się w polu Wartość zadana. Umowa zawiera dodatkowe zakładki: Warunki (praca w szczególnych warunkach, czynniki szkodliwe, praca zdalna, oddelegowanie, składka na FEP), Inne (rodzaj pracownika, kod tytułu ubezpieczenia, zaszeregowanie, ustawienia stażu), Uwagi (dodatkowe informacje, przyczyna zawarcia umowy na czas określony) oraz Informacja do umowy (dane do dokumentu przekazywanego pracownikowi po zawarciu umowy). Po zapisaniu umowy program pyta, czy przeliczyć limit urlopu pracownika za dany rok. Na poprawność limitu wpływa ewidencja Wykształcenie, Niepełnosprawność i Historia zatrudnienia. Umowę można wydrukować lub zapisać w pliku PDF. Wydruk można zapisać w Dzienniku dostępnym w Okna → Dziennik. Po zapisaniu umowy w oknie Pracownicy pojawiają się daty zatrudnienia i zwolnienia wynikające z okresu umowy. W ewidencji Urząd Skarbowy wskazuje się urząd właściwy dla pracownika. Na zakładce Formularze ustawia się opcje dotyczące rezydencji i rozliczania cudzoziemców. Na zakładce Podatek ustawia się koszty uzyskania przychodu i ulgę podatkową zgodnie z oświadczeniami pracownika. Opcji Ulga podatkowa dla osób do 26 lat standardowo się nie zaznacza, ponieważ program ustala prawo do zwolnienia na podstawie daty urodzenia. W sekcji Inne zatrudnienia można wprowadzić podstawę opodatkowania, kwotę kosztów 50% i przychód zwolniony ulgą PIT „0" uzyskane przez pracownika u innych pracodawców, zalecane z użyciem historyzacji na dany rok podatkowy. W ewidencji Rejestracja do ZUS dodaje się nowy wpis zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. Dla pracownika na umowę o pracę wybiera się ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego). Program automatycznie uzupełnia datę rejestracji i kod tytułu ubezpieczenia na podstawie umowy. Jeśli pracownik był już zgłoszony do ZUS poza programem, zaznacza się pole Wyeksportowano do Płatnika ZUS. Zgłoszenie można przesłać bezpośrednio do programu Płatnik ZUS przez ikonę drukarki i wybór Dokument ZUS ZUA/ZZA/ZWUA. Program Płatnik ZUS musi być uruchomiony w kontekście właściwej firmy. Dodatkowe ewidencje pracownika uzupełniane w zależności od sytuacji: Potrącenia komornicze (zajęcia wynagrodzenia i ich automatyczne rozliczanie na listach płac), Kary i nagrody (rodzaj, data, kwota, przyczyna), Zdarzenia (dowolne zdarzenia z datą i opisem, dostępne od licencji Premium), PPK (zgłoszenia, zmiany i rezygnacje z Pracowniczych Planów Kapitałowych), e-ZLA (zwolnienia lekarskie zaimportowane z e-ZUS do przeniesienia do Karty zasiłkowej, dostępne w licencji Premium). W ewidencji Aktualne zatrudnienie na zakładce Umowy wybiera się dział i kalendarz pracownika oraz opcjonalnie przełożonego. Działy i kalendarze konfiguruje się w Okna → Działy i Okna → Kalendarze. Przycisk Utwórz nowe zatrudnienie służy do dodania kolejnego zatrudnienia tej samej osoby, a Przenieś zatrudnienie do historii przenosi zakończone zatrudnienie do danych archiwalnych. Zakładka Staż pokazuje okresy uwzględniane przy obliczaniu stażu pracy i dodatku stażowego. Zakładka ZUS zawiera ustawienia składek i świadczeń, w tym informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek. Na zakładce Przelewy określa się sposób wypłaty wynagrodzenia (rachunek bankowy lub gotówka). Zakładka Inne zawiera służbowy adres e-mail, możliwość pracy zdalnej i godzinowe rozliczanie wybranych nieobecności. Bilans otwarcia wypełnia się, gdy rozliczanie pracownika rozpoczyna się w trakcie roku bez wcześniejszych list płac. Składa się z trzech części: Dochody (przychody, koszty, podatek i składki uwzględniane w rocznych rozliczeniach PIT), Karta zasiłkowa (podstawy do obliczania wynagrodzenia chorobowego i zasiłków), Karta urlopowa (dane do obliczania wynagrodzenia za urlop). Nie wprowadza się bilansu za miesiące, za które zapisano już listy płac, aby uniknąć podwójnego uwzględnienia wartości. Miesięczna karta pracy służy do dziennego rozliczania czasu pracy: oznaczania dni pracy, dni wolnych i liczby przepracowanych godzin. Zakładka Razem pokazuje listę miesięcy i kartę wybranego miesiąca z danymi o nominalnych i rzeczywistych godzinach pracy, godzinach nadliczbowych, nocnych, szkodliwych i dyżurach. Funkcja Wypełnij miesiąc uzupełnia kartę zgodnie z kalendarzem pracownika, a Skasuj miesiąc usuwa dane z wybranego miesiąca. Przy przeliczaniu pierwszej listy płac program zapyta o wypełnienie karty, jeśli nie była wcześniej uzupełniona. Ewidencję nadgodzin do odpracowania włącza się w Firma → Parametry → Karty pracy. Karta urlopowa ewidencjonuje urlopy i inne płatne nieobecności oraz zawiera naliczony limit urlopu wypoczynkowego. Limit dla poszczególnych rodzajów nieobecności (urlop wypoczynkowy, urlop dodatkowy, siła wyższa, opieka nad dzieckiem, urlop firmowy) można naliczyć lub ponownie przeliczyć ikoną słońca. Karta zasiłkowa ewidencjonuje choroby oraz zasiłki opiekuńcze, macierzyńskie i rehabilitacyjne. Przy dodawaniu wpisu wprowadza się serię, numer, okres zwolnienia i jego rodzaj. Program kontroluje, czy należy naliczyć wynagrodzenie za czas choroby czy zasiłek, uwzględniając wiek pracownika i liczbę wykorzystanych dni. Nieobecności z Karty zasiłkowej są automatycznie widoczne w Karcie pracy. Zakładki Karty zasiłkowej: Okresy zwolnienia, Informacje, Podstawa wymiaru zasiłku (wynagrodzenia z list płac lub Bilansu otwarcia), Obliczenie (obliczone wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek, z możliwością ręcznej korekty po zaznaczeniu Nie wyliczaj automatycznie), Wypłata zasiłku (opcja uwzględnienia na kolejnej liście płac oraz Nie pomniejszaj składników na kolejnej liście). Przy zaległych, wcześniej rozliczonych zwolnieniach wyłącza się Uwzględnij na kolejnej liście i zaznacza Nie pomniejszaj składników na kolejnej liście. Ewidencja Nieobecności rejestruje nieobecności niepłatne: urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, urlop opiekuńczy, służbę wojskową, nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione. Dla każdej nieobecności określa się rodzaj i okres. Program uwzględnia je w stażu pracy, świadectwie pracy i rozliczeniach pracownika. Wprowadzone nieobecności są automatycznie widoczne w Miesięcznej karcie pracy. Pozostałe ewidencje płacowe służą do rejestrowania składników wynagrodzenia, kosztów, czasu pracy, delegacji, potrąceń, świadczeń i wyposażenia i uzupełnia się je zgodnie z potrzebami firmy i sytuacją pracownika.