Krok 7: Rozpoczęcie pracy i wprowadzanie danych kadrowych

Symfonia R2Płatnik umożliwia import danych firmy i pracowników z bazy programu Płatnik ZUS. Import uruchamia się przez menu Zbiory, następnie Narzędzia i opcję Import bazy danych z Płatnika ZUS. W oknie importu na zakładce Import określa się zakres danych, a na zakładce Baza danych wskazuje bazę Płatnika ZUS. Pracownika można też dodać ręcznie w ewidencji Pracownicy. Używa się przycisku Wstaw rekord, wpisuje imię i nazwisko oraz opcjonalny identyfikator, a następnie zaznacza rodzaje umów, które mogą go obowiązywać. Tylko zaznaczone typy umów będą dostępne do późniejszego wprowadzenia. Dostępne są zakładki Uwagi i Notatki do zapisu dodatkowych informacji o pracowniku. Po dodaniu pracownika uzupełnia się ewidencję Dane personalne. Zawiera ona pola: płeć, data urodzenia, PESEL, dane dokumentu tożsamości, narodowość, obywatelstwo oraz pole Cudzoziemiec z danymi właściwego dokumentu. Jeśli pracownik ma więcej niż jedno zatrudnienie, w nagłówku ewidencji wyświetlana jest nazwa zatrudnienia. Ewidencje wspólne dla wszystkich zatrudnień, takie jak Dane personalne, prowadzone są tylko raz. W ewidencji Adresy zakładka Zameldowania służy do wprowadzenia adresu pracownika z możliwością korzystania z biblioteki miejscowości, a także numeru telefonu i adresu e-mail. Adres e-mail może być używany do przesyłania pasków wynagrodzeń. Zakładki Zamieszkania, Do PIT i Korespondencji pozwalają określić, czy dany adres jest taki sam jak adres zameldowania, lub wprowadzić odrębne dane. Zakładka Osoba zawiadamiana o wypadku przechowuje dane kontaktowe osoby do powiadomienia w razie wypadku. W ewidencji Rachunki bankowe wprowadza się pełny numer rachunku pracownika w standardzie NRB (26 cyfr). Pole Lk uzupełnia się automatycznie liczbą kontrolną, a pole Bank na podstawie numeru rachunku. Jeśli rachunek należy do innej osoby, w sekcji Dane do przelewu wprowadza się nazwę i adres właściciela. Można wprowadzić maksymalnie dwa rachunki bankowe. Ewidencja Członkowie rodziny przechowuje dane współmałżonka i dzieci. Są one wykorzystywane przy zgłoszeniach ZUS, ustalaniu limitu opieki nad dzieckiem oraz obsłudze urlopów związanych z rodzicielstwem. Dla każdego członka rodziny określa się stopień pokrewieństwa, imię, nazwisko i pozostałe dane. Dla dziecka można zaznaczyć opcję 2 dni urlopu – opieki nad dzieckiem, co pozwala obliczyć limit w Karcie urlopowej. Zakładka Okres ubezp. zawiera datę uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego na potrzeby zgłoszenia ZUS ZCNA. Zakładka Wnioski urlopowe służy do przypisania urlopu ojcowskiego lub rodzicielskiego do konkretnego dziecka, co wpływa na Świadectwo pracy. Z poziomu ewidencji można wygenerować dokument ZUS ZCNA jako plik XML lub przekazać go bezpośrednio do programu Płatnik ZUS. Ewidencja Wykształcenie służy do określenia stażu urlopowego. Wprowadza się rodzaj ukończonej szkoły, jej nazwę i datę ukończenia. Na podstawie daty ukończenia i liczby lat nauki program tworzy wpis w tabeli Okresy do limitu urlopu. Jeśli ten okres pokrywa się z okresami zatrudnienia ze świadectw pracy, daty w tabeli należy odpowiednio dostosować. Pole Okres uwzględniony do wyliczenia limitu urlopu pokazuje uwzględnioną liczbę lat. Zakładka Dodatkowe dostępna jest we wszystkich wersjach programu, natomiast zakładki Ukończone szkoły i Ukończone kursy wymagają licencji Premium. Ewidencję Niepełnosprawność uzupełnia się wyłącznie dla pracowników posiadających orzeczenie. Dane te są wykorzystywane w zgłoszeniach do ZUS oraz rozliczeniach i raportach dla PFRON. Wprowadza się okres obowiązywania orzeczenia (pole Do pozostawia się puste dla orzeczeń wydanych na stałe), stopień niepełnosprawności, kod niezdolności do pracy, przyczyny niepełnosprawności i szczególne schorzenia. W ewidencji Ubezpieczenia wprowadza się datę przystąpienia do NFZ i oddział NFZ. Jeśli pracownik ma przyznane prawo do emerytury lub renty, informację tę wprowadza się w tabeli, ponieważ wpływa ona na kod ubezpieczenia. Ewidencja Historia zatrudnienia przechowuje wcześniejsze okresy zatrudnienia, które wpływają na limit urlopu wypoczynkowego, dodatek stażowy i nagrodę jubileuszową. Dla każdego wpisu podaje się okres zatrudnienia, nazwę zakładu pracy, rodzaj i miejsce pracy, wymiar etatu (wartość 0 dla umów cywilnoprawnych lub działalności gospodarczej). W sekcji Zaliczyć do określa się, do których staży ma być uwzględniony okres. Zakładka Tryb zakończenia pracy uzupełniana jest na podstawie świadectwa pracy. Zakładka Nieobecności zawiera okresy pomniejszające staż. Jeśli poprzednie zatrudnienie zakończyło się w bieżącym roku, na zakładce Limity roczne wprowadza się nieobecności i uprawnienia wykorzystane u poprzedniego pracodawcy. Zakładki Umowy zlecenia i Inne zatrudnienia służą do wprowadzenia okresów zaliczanych do odpowiednich staży. Każde świadectwo pracy dodaje się jako osobny wpis. Po uzupełnieniu danych kadrowych kolejnym etapem jest wprowadzenie danych płacowych potrzebnych do rozliczania pracownika.