Problem:
Na liście płac wykazywana jest nieprawidłowa ilość godzin urlopu wprowadzonego pracownikowi będącemu na niepełnym etacie.
Urlop wprowadzony na dwa dni kalendarzowe, limit urlopu naliczony standardowo w dniach 8-godzinnych, ściągnęło z limitu pełne 2 dni 8-godzinne czyli 16 godzin zamiast 8.
Przyczyna:
W miesięcznej karcie pracy, w danym miesiącu, nominalne godziny pracy są nieadekwatne do wymiaru czasu pracy.
Rozwiązanie:
Jeżeli rozliczamy pracowników będących na niepełnym etacie, którzy pracują od poniedziałku do piątku w wymiarze proporcjonalnym do etatu, wówczas można korzystać z kalendarza Głównego (nie ma zazwyczaj potrzeby tworzenia nowego), ale musi być na tym kalendarzu zaznaczone pole "Wylicz ngp z etatu" (ngp to skrót od nominalnych godzin pracy).
W miesięcznych kartach pracy będzie wówczas także automatycznie zaznaczane to pole "Wylicz ngp z etatu" i w linii nominalnych godzin pracy będą się wstawiały prawidłowe wartości.
Tutaj widzimy 4, ponieważ jest to 1/2 etatu i zaprezentowane jest to na kolejnym miesiącu, który nie był jeszcze wypełniony.
Jeżeli w kalendarzu pole to nie było wcześniej zaznaczone i dopiero je zaznaczyliśmy, i w miesięcznej karcie pracy nie zaznaczy się ono automatycznie (i jest np. nieaktywne), to możliwą przyczyną jest to, że w miesiącu takim dokonano już, chociażby częściowego wypełnienia karty pracy i jest ona blokowana.
Aby w linię nominalnych godzin pracy wskoczyły prawidłowe wartości, proporcjonalne do części etatu, należy kliknąć ikonę "skasuj cały miesiąc", usuwając uzupełnione wcześniej godziny pracy i w polu określającym kalendarz ponownie wybrać tę samą nazwę. Pole "Wylicz ngp z etatu" może się nie dać już zaznaczyć, ale nominalne godziny pracy powinny już być prawidłowe (w przypadku 1/2 etatu są to 4).
Po tym kasowaniu należy ponownie wypełnić miesięczną kartę pracy odpowiednimi godzinami przepracowanymi.
Jeżeli chcielibyśmy, aby w miesięcznej karcie pracy pole "Wylicz ngp z etatu" było jednak także zaznaczone, to można usunąć cały miesiąc z tej ewidencji i wprowadzić go ponownie.
Usunięcia całego miesiąca z ewidencji miesięcznej karty pracy można dokonać skrótem klawiaturowym Ctrl+Del stojąc na wybranym miesiącu.
Przy rozliczaniu urlopów, dla pracowników będących na niepełnym etacie, bardzo przydatne albo i wręcz niezbędne jest wyciągnięcie w ewidencji karty urlopowej dodatkowych kolumn, które pokazują wartości w godzinach. Aby tego dokonać, klikamy ikonę "ustawienia okna" (skrót klawiaturowy Ctrl+F4 mając aktywne okno karty urlopowej) i z lewej strony przenosimy na prawą, do aktywnych, pola "Ilość godz.", "Limit godz.", "Pozostało godz.". Warto ustawić je w odpowiedniej kolejności, zaraz po standardowo występujących polach pokazujących w dniach. Można w tym miejscu również skorzystać z kolorowania, aby np. kolumny bardziej rzucały się w oczy i wyróżniały (modyfikować można także i czcionkę).
Poniżej zaprezentowano sposób dodawania i kolorowania kolumn na przykładzie karty urlopowej, która prawidłowo już wykazuje ilości godzin urlopu dla pracownika będącego na niepełnym etacie (1/2).