Korekta i wyrównanie list płac – różnice, zastosowanie i tworzenie

Dotyczy produktów: Symfonia R2Płatnik

Wprowadzenie:

• Artykuł wyjaśnia, jak w programie SymfoniaR2Płatnik tworzyć listy korygujące i wyrównujące, które służą do poprawiania wcześniej sporządzonych list płac.

Korekta listy płac

Korekta polega na utworzeniu listy korygującej, która ponownie oblicza kwoty naliczeń z uwzględnieniem aktualnych, poprawionych danych – np. prawidłowych składek ZUS czy wartości składników – i porównuje je z danymi z listy pierwotnej. Na tej podstawie tworzona jest lista różnic, co pozwala uzyskać poprawne wartości w raportach ZUS lub zbiorówkach.

Lista korygująca zachowuje większość parametrów pierwotnej listy – z wyjątkiem daty wypłaty, numeru listy, rodzaju, opisu i grupy.

Korektę stosuje się m.in. gdy składki ZUS nie zostały naliczone z powodu błędnych danych lub gdy zmienia się rodzaj wcześniej wypłaconego zasiłku – np. z chorobowego na chorobowe wypadkowe.

Korekta wpływa na pierwotną deklarację ZUS, zgodnie z datą wypłaty listy korygowanej.

Wyrównanie listy płac

Wyrównanie polega na utworzeniu listy wyrównującej, która dodaje brakujące kwoty z poprzedniej listy – wyłącznie na plus – na podstawie danych z listy pierwotnej.

Listy wyrównujące tworzy się najczęściej dla list z Wynagrodzeniami podstawowymi – np. w przypadku zaległych podwyżek lub opóźnionych zwolnień lekarskich.

Wyrównanie nie wynika z błędu, lecz z nowych warunków zatrudnienia lub z konieczności wyrównania wcześniejszego zwolnienia chorobowego, które można rozliczyć w kolejnych wypłatach.

Lista wyrównująca może mieć inną definicję niż lista pierwotna i wpływa na deklarację ZUS zgodnie z datą jej wypłaty.

Różnice między korektą a wyrównaniem

1. Przyczyna:
   • korekta – np. poprawa błędu, zmiana rodzaju chorobowego
   • wyrównanie – np. nowe warunki zatrudnienia, wyrównanie wypłaconego chorobowego
2. Zakres zmian:
   • korekta – wartości mogą być na plus lub minus
   • wyrównanie – tylko na plus
3. Definicja listy:
   • korekta – taka sama jak lista pierwotna
   • wyrównanie – może mieć inną definicję
4. Data w ZUS:
   • korekta – zgodna z datą listy korygowanej – wyjątek od standardu, w którym listy płac ujmuje się w raporcie miesięcznym ZUS według daty wypłaty. Dzięki temu możliwe jest wygenerowanie raportu korygującego dla miesiąca, którego dotyczy lista pierwotna
   • wyrównanie – zgodna z datą listy wyrównującej – standardowe uwzględnienie według daty wypłaty

Tworzenie listy korygującej lub wyrównującej

Przed utworzeniem listy korygującej lub wyrównującej wprowadź wszystkie niezbędne zmiany w systemie, które chcesz odzwierciedlić na liście, np. zmianę wynagrodzenia, korektę składek lub korektę w Karcie zasiłkowej. Upewnij się, że zmiany są poprawnie zapisane, zanim utworzysz listę korygującą lub wyrównującą.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na liście pierwotnej w oknie Listy płac.
2. Wybierz opcję Utwórz listę korygującą lub Utwórz listę wyrównującą.
   
3. Program zaznaczy na nowo tworzonej liście pole Korekta do listy nr lub Wyrównanie do listy nr wstawiając obok numer listy poprawianej. Ustaw pozostałe parametry tworzonej listy. Zatwierdź, klikając OK.
   
   
4. Wejdź do nowo utworzonej listy płac.
5. Dodaj do niej tylko pracowników, dla których wykonujesz korektę lub wyrównanie, nawet jeśli na liście pierwotnej znajdowało się więcej osób.
6. Przelicz pracowników.

Przykłady

• Dla pracownika zatrudnionego na umowie zlecenia należy skorygować składki społeczne, które nie zostały ujęte w poprzedniej liście. W oknie Umowy zlecenia, na korygowanej umowie, w zakładce Składki na ubezpieczenia zaznaczono brakujące składki społeczne. Ponieważ konieczna jest korekta deklaracji ZUS oraz wyliczenie kwoty ujemnej, tworzymy listę korygującą do listy pierwotnej, w której składki społeczne nie były uwzględnione.

  Lista korygująca po przeliczeniu pracownika uzupełnia pola Podstaw, wylicza kwotę składek do zapłaty oraz kwotę podatku do zwrotu, wynikającą z nadpłaty spowodowanej brakiem pomniejszenia podstawy opodatkowania o niezapłacone składki.
  
  

  

• W firmie podjęto decyzję o podwyższeniu wynagrodzenia pracownika z datą wsteczną. W oknie Umów opracę wprowadzono Zmianę warunków umowy, zwiększając wynagrodzenie z 6 000 do 8 000 zł od 1 czerwca 2025 roku. Następnie utworzono wyrównanie do pierwotnej listy płac z czerwca, dodano pracownika, a po przeliczeniu program wyrównał wynagrodzenie, dopłacając mu 2 000 zł.