Artykuł wyjaśnia, jak w programie Symfonia R2Płatnik tworzyć listy korygujące i wyrównujące, które służą do poprawiania wcześniej sporządzonych list płac.
Czym różnią się korekta i wyrównanie list płac?
Korekta polega na utworzeniu listy korygującej, która ponownie oblicza kwoty naliczeń z uwzględnieniem aktualnych, poprawionych danych (np. prawidłowych składek ZUS czy wartości składników) i porównuje je z danymi z listy pierwotnej. Na tej podstawie tworzona jest lista różnic, co pozwala uzyskać poprawne wartości w raportach ZUS lub zbiorówkach. Lista korygująca zachowuje większość parametrów pierwotnej listy (z wyjątkiem daty wypłaty, numeru listy, rodzaju, opisu i grupy). Stosuje się ją m.in. gdy składki ZUS nie zostały naliczone z powodu błędnych danych lub gdy zmienia się rodzaj wcześniej wypłaconego zasiłku, np. z chorobowego na chorobowe wypadkowe. Korekta wpływa na pierwotną deklarację ZUS, zgodnie z datą wypłaty listy korygowanej.
Wyrównanie polega na utworzeniu listy wyrównującej, która dodaje brakujące kwoty z poprzedniej listy (wyłącznie na plus) na podstawie danych z listy pierwotnej. Tworzy się je najczęściej dla list z Wynagrodzeniami podstawowymi, np. w przypadku zaległych podwyżek lub opóźnionych zwolnień lekarskich. Wyrównanie nie wynika z błędu, lecz z nowych warunków zatrudnienia lub z konieczności wyrównania wcześniejszego zwolnienia chorobowego, które można rozliczyć w kolejnych wypłatach. Lista wyrównująca może mieć inną definicję niż lista pierwotna i wpływa na deklarację ZUS zgodnie z datą jej wypłaty.
Różnice między korektą a wyrównaniem:
-
Przyczyna:
-
korekta – np. poprawa błędu, zmiana rodzaju chorobowego,
-
wyrównanie – np. nowe warunki zatrudnienia, wyrównanie wypłaconego chorobowego.
-
-
Zakres zmian:
-
korekta – wartości mogą być na plus lub minus,
-
wyrównanie – tylko na plus.
-
-
Definicja listy:
-
korekta – taka sama jak lista pierwotna,
-
wyrównanie – może mieć inną definicję.
-
-
Data w ZUS:
-
korekta – zgodna z datą listy korygowanej (wyjątek od standardu, w którym listy płac ujmuje się w raporcie miesięcznym ZUS według daty wypłaty). Dzięki temu możliwe jest wygenerowanie raportu korygującego dla miesiąca, którego dotyczy lista pierwotna,
-
wyrównanie – zgodna z datą listy wyrównującej (standardowe uwzględnienie według daty wypłaty).
-
Tworzenie listy korygującej lub wyrównującej
Przed utworzeniem listy korygującej lub wyrównującej wprowadź wszystkie niezbędne zmiany w systemie, które chcesz odzwierciedlić na liście, np. zmianę wynagrodzenia, korektę składek lub korektę w Karcie zasiłkowej. Upewnij się, że zmiany są poprawnie zapisane, zanim utworzysz listę korygującą lub wyrównującą.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na liście pierwotnej w oknie Listy płac.
- Wybierz opcję Utwórz listę korygującą lub Utwórz listę wyrównującą.
- Program zaznaczy na nowo tworzonej liście pole Korekta do listy nr lub Wyrównanie do listy nr wstawiając obok numer listy poprawianej. Ustaw pozostałe parametry tworzonej listy. Zatwierdź, klikając OK.
- Wejdź do nowo utworzonej listy płac.
- Dodaj do niej tylko pracowników, dla których wykonujesz korektę lub wyrównanie, nawet jeśli na liście pierwotnej znajdowało się więcej osób.
- Przelicz pracowników.
Przykłady
-
Dla pracownika zatrudnionego na umowie zlecenia należy skorygować składki społeczne, które nie zostały ujęte w poprzedniej liście. W oknie Umowy zlecenia, na korygowanej umowie, w zakładce Składki na ubezpieczenia zaznaczono brakujące składki społeczne. Ponieważ konieczna jest korekta deklaracji ZUS oraz wyliczenie kwoty ujemnej, tworzymy listę korygującą do listy pierwotnej, w której składki społeczne nie były uwzględnione.
Lista korygująca po przeliczeniu pracownika uzupełnia pola Podstaw, wylicza kwotę składek do zapłaty oraz kwotę podatku do zwrotu, wynikającą z nadpłaty spowodowanej brakiem pomniejszenia podstawy opodatkowania o niezapłacone składki.
- W firmie podjęto decyzję o podwyższeniu wynagrodzenia pracownika z datą wsteczną. W oknie Umów o pracę wprowadzono Zmianę warunków umowy, zwiększając wynagrodzenie z 6 000 do 8 000 zł od 1 czerwca 2025 roku. Następnie utworzono wyrównanie do pierwotnej listy płac z czerwca, dodano pracownika, a po przeliczeniu program wyrównał wynagrodzenie, dopłacając mu 2 000 zł.