Jak zaimportować dane z arkusza kalkulacyjnego do Symfonii R2Płatnik

Dotyczy produktów: Symfonia R2Płatnik

Wprowadzenie

Ten artykuł opisuje, jak zaimportować dane z arkusza kalkulacyjnego do programu Symfonia R2Płatnik. Procedura jest identyczna dla wszystkich typów importu – różni się jedynie wybór pozycji w menu. Jako przykład wykorzystano import kart urlopowych.

Kiedy stosować

Skorzystaj z tego artykułu, gdy chcesz zaimportować dane z pliku Excel – .xls – do programu Symfonia R2Płatnik. Procedura dotyczy następujących importów:

• Import danych podstawowych – np. dane osobowe pracowników
• Import zatrudnienia – np. angaże, umowy
• Import rozliczeń miesięcznych – np. karty urlopowe, ewidencja czasu pracy
• Każdy inny import dostępny w menu Zbiory → Import danych

Wszystkie importy z arkuszy kalkulacyjnych działają analogicznie. Poniższa instrukcja jest uniwersalna – niezależnie od tego, jakie dane importujesz, kroki są takie same. Jedyna różnica to wybór odpowiedniej pozycji w menu Zbiory → Import danych.

Przygotowanie pliku w arkuszu kalkulacyjnym

Szablony arkuszy kalkulacyjnych znajdziesz w plikach programu w folderze EXPORT.

1. Otwórz folder z szablonami – naciśnij prawym przyciskiem myszy na ikonę Symfonii R2Płatnik → wybierz Otwórz lokalizację pliku.
2. Cofnij się w ścieżce o jeden folder → wejdź do folderu EXPORT.
3. Znajdź odpowiedni szablon – np. Import_kart_urlopowych.
4. Zapisz szablon jako nowy plik w formacie .xls – Skoroszyt programu Excel 97-2003.
5. Wypełnij arkusz danymi – wprowadź tylko niezbędne dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację pracowników.
6. Zamknij arkusz MS Excel przed rozpoczęciem importu.
   

W pliku przykładowym możesz wprowadzić różne dane. Nie musisz wpisywać wszystkich – jedynie te, które są niezbędne i pozwolą na jednoznaczną identyfikację pracowników. Szablon arkusza najlepiej zapisz jako nowy plik i edytuj go według własnych potrzeb. Podczas zapisywania wybierz format pliku .xls – Skoroszyt programu Excel 97-2003. Szablon możesz modyfikować – dodawaj potrzebne kolumny w MS Excel.

Przed wykonaniem importu zamknij arkusz MS Excel.

Import danych z arkusza kalkulacyjnego

1. Wybierz Zbiory → Import Danych → odpowiednią kategorię importu → konkretny typ importu. Na przykład – Import rozliczeń miesięcznych → Import kart urlopowych. Jeśli chcesz zaimportować inne dane – znajdź na tej liście odpowiednią pozycję.
2. Na zakładce Import wykonaj selekcję danych, które znajdują się w arkuszu kalkulacyjnym. Wypełnij lub zaznacz odpowiednie opcje.
3. Zaznacz opcję Zeruj ewidencje przed importem – jeśli chcesz usunąć wpisy w danych terminach i nadpisać je importowanymi danymi.
4. Wciśnij ... na dole okna → wybierz arkusz kalkulacyjny z danymi.
5. Przejdź na zakładkę Ustawienia → sprawdź, czy nazwa arkusza jest taka sama jak w źródłowym arkuszu kalkulacyjnym.
6. W zakładce Zaawansowane zaznacz pola do zaimportowania – np. imię, nazwisko, daty od-do, rodzaj urlopu.
7. Wciśnij OK – aby wykonać import danych.
   

W powyższym przykładzie zaznaczone pola to imię, nazwisko, daty od-do i rodzaj urlopu. Jeśli w firmie pracuje kilku pracowników o takim samym imieniu i nazwisku – użyj również Identyfikatora. Jeśli korzystasz z proponowanego szablonu – nazwy w obu kolumnach będą takie same. Jeśli używasz własnego arkusza – w kolumnie Nazwa w arkuszu wybierz własną nazwę. Kliknij dwukrotnie myszką na nazwę, aby ją zmienić.

Film instruktażowy

Obejrzyj film instruktażowy

Najczęstsze problemy

Jeśli występują problemy z importem danych – sprawdź poniższe elementy:

• Czy arkusz kalkulacyjny jest zapisany w formacie .xls – Skoroszyt programu Excel 97-2003.
• Czy nazwa arkusza kalkulacyjnego oraz nazwa arkusza w zakładce Ustawienia okna są identyczne.
• Czy arkusz kalkulacyjny jest zamknięty w momencie importu.
• Czy na zakładce Zaawansowane nazwa pola w programie ma przyporządkowaną nazwę w arkuszu.
• Czy nie występują literówki lub niepotrzebne spacje w programie lub arkuszu kalkulacyjnym.
• Jaki jest format danej komórki w arkuszu kalkulacyjnym. Spróbuj zmienić format – np. na Tekstowe lub Ogólne.