Import danych z arkusza kalkulacyjnego MS Excel

Dotyczy produktów: Symfonia R2Płatnik

Jeśli posiadasz jakieś dane poza Symfonią R2Płatnik możesz je zaimportować do programu korzystając z importu przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych. Wejdź do Zbiory → Import danych → Import danych podstawowych / Import zatrudnienia / Import rozliczeń miesięcznych i sprawdź jakie dane możesz w ten sposób zaimportować. Poniższy opis napisaliśmy na przykładzie importu kart urlopowych. Wszystkie inne importy z arkuszy kalkulacyjnych wykonasz analogicznie.

Przygotowanie pliku w arkuszu kalkulacyjnym

Szablony arkuszy kalkulacyjnych znajdziesz w plikach programu w folderze EXPORT. Aby dostać się do tego folderu postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

1. Otwórz folder z szablonami – naciśnij prawym przyciskiem myszy na ikonę Symfonii R2Płatnik → wybierz Otwórz lokalizację pliku.
2. Cofnij się w ścieżce o jeden folder → wejdź do folderu EXPORT.
3. Znajdź odpowiedni szablon (np. Import_kart_urlopowych).
4. Zapisz szablon jako nowy plik w formacie .xls (Skoroszyt programu Excel – 97-2003).
5. Wypełnij arkusz danymi – wprowadź tylko niezbędne dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację pracowników.
6. Zamknij arkusz MS Excel przed rozpoczęciem importu.

W pliku przykładowym możesz wprowadzić różne dane. Nie musisz wpisywać wszystkich, a jedynie te które są niezbędne i pozwolą na jednoznaczną identyfikację pracowników. Szablon arkusza najlepiej zapisz jako nowy plik i edytuj go według własnych potrzeb. Podczas zapisywania wybierz format pliku .xls (Skoroszyt programu Excel – 97-2003). Szablon możesz modyfikować dodając potrzebne kolumny w MS Excel.

Przed wykonaniem importu zamknij arkusz MS Excel.

Import danych z MS Excel

Aby zaimportować dane z arkusza MS Excel postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

1. Wybierz Zbiory → Import Danych → Import rozliczeń miesięcznych → Import kart urlopowych. Jeśli chcesz zaimportować inne dane, znajdź na tej liście odpowiednią pozycję.
2. Na zakładce Import wykonaj selekcję danych, które znajdują się z arkuszu kalkulacyjnym. Aby to zrobić wypełnij lub zaznacz odpowiednie opcje.
3. Zaznacz opcję Zeruj ewidencje przed importem jeśli chcesz usunąć wpisy w danych terminach i nadpisać je importowanymi danymi.
4. Wciśnij ... na dole okna → wybierz arkusz kalkulacyjny z danymi.
5. Przejdź na zakładkę Ustawienia → sprawdź czy nazwa arkusza jest taka sama jak w źródłowym arkuszu kalkulacyjnym.
6. W zakładce Zaawansowane zaznacz pola do zaimportowania, np. imię, nazwisko, daty od-do, rodzaj urlopu.
7. Wciśnij OK – aby wykonać import danych.

W poniższym przykładzie są to imię, nazwisko, daty od-do i rodzaj urlopu. Jeśli w firmie pracuje kilku pracowników o takim samym imieniu i nazwisku użyj również Identyfikatora. Jeśli korzystasz z proponowanego szablonu, nazwy w obu kolumnach będą takie same. Jeśli używasz własnego arkusza, w kolumnie Nazwa w arkuszu wybierz własną nazwę. Zrobisz to klikając dwukrotnie myszką na nazwę.

Obejrzyj film instruktażowy

Najczęstsze problemy

Jeśli występują problemy z importem danych, sprawdź:

• Czy arkusz kalkulacyjny jest zapisany w formacie.xls Skoroszyt programu Excel 97-2003.
• Czy nazwa arkusza kalkulacyjnego oraz nazwa arkusza w zakładce Ustawienia okna są identyczne.
• Czy arkusz kalkulacyjny jest zamknięty w momencie importu.
• Czy na zakładce Zaawansowane nazwa pola w programie ma przyporządkowaną nazwę w arkuszu.
• Czy nie występują literówki lub niepotrzebne spacje w programie lub arkuszu kalkulacyjnym.