Korekty w Karcie urlopowej

Instrukcja opisuje, jak wprowadzać korekty w Karcie urlopowej w Symfonii R2Płatnik w różnych sytuacjach. Uwzględnia zarówno przypadki przed, jak i po wypłacie listy płac oraz wpływ zmian na wynagrodzenie i ewidencję czasu pracy.

Zanim zaczniesz

• Sprawdź, czy lista płac, której dotyczy urlop, została już przeliczona lub wypłacona. Sposób przeprowadzenia korekty zależy od tego, na jakim etapie znajduje się lista płac.

Korekta danych urlopowych

• Korekta terminu zależy od statusu listy płac, na której uwzględniono urlop.

  1. Jeśli lista, na której uwzględniono urlop nie została jeszcze wypłacona:
     1. Wejdź do Karty urlopowej pracownika.
     2. Usuń korygowany wpis urlopowy.
     3. Wprowadź wpis na poprawny termin urlopu i zatwierdź.
     4. Przelicz listę płac, na której uwzględniono urlop.
  2. Jeśli lista została już przeliczona i wypłacona:
     1. Wejdź do Karty urlopowej pracownika na Pozycję korygowanego urlopu.
     2. Zaznacz opcję Anuluj ten urlop i zatwierdź zmianę.
     3. Wprowadź nowy wpis z poprawnym terminem urlopu i zatwierdź.
     4. Utwórz korektę do pierwotnej listy płac, dodaj pracownika i przelicz go.

• Urlop może przerwać jedynie choroba własna pracownika.

  • Jeśli lista, na której uwzględniono urlop nie została jeszcze wypłacona:
    1. Wejdź do Karty urlopowej pracownika.
    2. Usuń korygowany wpis urlopowy. Jeśli zwolnienie chorobowe obejmuje tylko część pierwotnego urlopu, wprowadź wpisy dla okresu nieobjętego zwolnieniem.
    3. Przejdź do Karty zasiłkowej pracownika.
    4. Wprowadź zwolnienie chorobowe na całość lub część pierwotnego urlopu.
    5. Przelicz pracownika na odpowiednich listach płac:
       • Jeśli rozliczasz wynagrodzenie za czas choroby (płatne przez pracodawcę) lub wynagrodzenie pracownika rozliczane jest z zasiłkami na jednej liście płac, przelicz Wynagrodzenia podstawowe z zasiłkami ZUS.
       • Jeśli rozliczasz zasiłek na osobnej liście, przelicz Wynagrodzenia podstawowe (bez zasiłków) i dodaj pracownika do listy Zasiłki ZUS, po czym go przelicz.
  • Jeśli lista została już przeliczona i wypłacona:
    1. Wejdź do Karty urlopowej pracownika Pozycję korygowanego urlopu.
    2. Zaznacz opcję Anuluj ten urlop i zatwierdź zmianę. Jeśli zwolnienie chorobowe obejmuje tylko część pierwotnego urlopu, wprowadź wpisy dla okresu nieobjętego zwolnieniem.
    3. Wejdź do Karty zasiłkowej i wprowadź zwolnienie chorobowe.
    4. Utwórz korektę do pierwotnej listy płac, dodaj pracownika i przelicz go.

• Zmiana rodzaju urlopu może wpłynąć na sposób wyliczania wynagrodzenia urlopowego. Jeśli podczas urlopu wypoczynkowego pracownik chce skorzystać z innego urlopu (np. urlopu okolicznościowego) jest to możliwe za zgodą pracodawcy.

  • Jeśli lista, na której uwzględniono urlop nie została jeszcze wypłacona:
    1. Wejdź do Karty urlopowej pracownika.
    2. Usuń korygowany wpis urlopowy.
    3. Wprowadź nowy wpis z poprawnym rodzajem i terminem urlopu. Zatwierdź przyciskiem OK. Jeśli pracownik korzysta z innego rodzaju urlopu (np. urlopu okolicznościowego) podczas urlopu wypoczynkowego, wprowadź wpisy z różnymi rodzajami urlopu osobno.
    4. Przelicz listę płac, na której uwzględniono urlop.
  • Jeśli lista została już przeliczona i wypłacona:
    1. Wejdź do Karty urlopowej pracownika na Pozycję korygowanego urlopu.
    2. Zaznacz Anuluj ten urlop i zatwierdź zmiany.
    3. Wprowadź nowy wpis z poprawnym rodzajem i terminem urlopu. Zatwierdź przyciskiem OK. Jeśli pracownik korzysta z innego rodzaju urlopu (np.urlopu okolicznościowego) podczas urlopu wypoczynkowego, wprowadź wpisy z różnymi rodzajami urlopu osobno.
    4. Utwórz korektę do pierwotnej listy płac, dodaj pracownika i przelicz go.

    Lista uwzględni różnicę w wynagrodzeniu, jeśli nowy urlop wyliczany jest z innej średniej:

    • Urlop wypoczynkowy, dodatkowy, szkoleniowy, rehabilitacyjny – średnia z 3 ostatnich miesięcy.
    • Urlop okolicznościowy, siła wyższa, opieka nad dzieckiem, nieobecność płatna – średnia z bieżącego miesiąca.

• Problem objawia się błędną ilością dni / godzin pomniejszających limit urlopu. Korekta najczęściej wynika z błędnie uzupełnionej karty pracy. Przykładowo, dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu karta pracy powinna zawierać 4 godziny nominalne, natomiast omyłkowo zostało wprowadzone 8 godzin nominalnych.

  1. Sprawdź ilość godzin w Miesięcznej karcie pracy dla dnia, w którym pracownik korzysta z urlopu.
  2. Popraw liczbę godzin nominalnych NGP (np. z 8 na 4 godziny). Jeśli Kalendarz pracownika jest prawidłowo skonfigurowany, możesz usunąć i ponownie uzupełnić cały miesiąc za pomocą ikon zegarka z plusem i minusem znajdujących się w górnej części okna.
  3. Zapisz zmiany przyciskiem OK i sprawdź, czy wpis w Karcie urlopowej został automatycznie zaktualizowany.

• Jeśli pracownik rezygnuje z urlopu, proces zależy od tego, czy urlop został już rozliczony.

  • Jeśli lista, na której uwzględniono urlop nie została jeszcze wypłacona:
    1. Wejdź do Karty urlopowej pracownika.
    2. Usuń korygowany wpis urlopowy.
    3. Przelicz listę płac, na której uwzględniono urlop.
  • Jeśli lista została już przeliczona i wypłacona:
    1. Wejdź do Karty urlopowej pracownika na Pozycję korygowanego urlopu.
    2. Zaznacz Anuluj ten urlop i zatwierdź zmiany.
    3. Utwórz korektę do pierwotnej listy płac, dodaj pracownika i przelicz go.

Dodatkowe opcje i parametry

1. Zaznacz opcję Anuluj ten urlop – jeśli zmianie uległ okres urlopu lub kwota wynagrodzenia. Pozwala to ponownie wprowadzić urlop z poprawnym okresem.
2. Zaznacz opcję Korekta pozostało, aby skorygować pozostały limit urlopu bez zmiany limitu podstawowego. Wartość należy wprowadzić w formacie: xD yG z, gdzie x = liczba dni, y = liczba godzin, z = liczba minut. Przykładowo, wpisanie wartości 2D4G30 spowoduje dodanie 2 dni, 4 godzin i 30 minut do już naliczonego limitu urlopu.
3. Zaznacz Korekta dni/godz. – aby ręcznie skorygować ilość dni lub godzin wprowadzonego urlopu(np. 1D 4G).

   W przypadku urlopu jednodniowego, jeżeli po korekcie liczba godzin urlopu będzie różnić się od nominalnej liczby godzin pracy w danym dniu, w Miesięcznej karcie pracy zostaną wyświetlone zarówno odpowiedni symbol urlopu, jak i symbol pracy. W ten sposób należy rejestrować urlopy wykorzystywane jedynie przez część dnia, np. końcówkę urlopu wypoczynkowego, urlop na opiekę nad dzieckiem rozliczany w godzinach lub zwolnienie z powodu siły wyższej udzielane w godzinach.

4. Opcje wyliczania średniej urlopowej na zakładce Wypłata. Dostępne po zaznaczeniu Wyliczaj średnie do urlopu i ekwiwalentu w Karcie urlopowej w Ustawienia → Ustawienia płacowe → Naliczanie płac:
   • Kontynuacja poprzedniego urlopu – zachowanie tej samej średniej urlopowej na przełomie miesięcy.
   • Korekta – możliwość ręcznej zmiany średniej urlopowej.
   • Wypłata w nast. mies. – jeśli w menu Ustawienia → Ustawienia płacowe → Naliczanie płac zaznaczono opcję Obliczaj średnią do urlopu i ekwiwalentu według daty wypłaty, należy zaznaczyć tę opcję również tutaj, gdy wynagrodzenie urlopowe jest wypłacane w miesiącu następującym po miesiącu, którego dotyczy. Jeżeli wypłata następuje jeszcze w tym samym miesiącu (np. pod koniec miesiąca), opcji nie należy zaznaczać.
   • Średnia godz.:
     • Średnią można wprowadzić ręcznie, jeśli zaznaczono opcję Korekta.
     • Użyj ikony trzech kropek, aby ponownie przeliczyć średnią i kwotę wynagrodzenia zgodnie z ustawieniami programu.
     • Użyj ikony znaku zapytania, aby sprawdzić sposób obliczania średniej.
     • Kwota – wartość wynagrodzenia urlopowego lub ekwiwalentu obliczona jako średnia godz.*ilość godzin urlopu.

Korekta urlopu może zmienić liczbę dni urlopowych lub wynagrodzenie urlopowe. Jeżeli urlop jest uwzględniony w płacy zasadniczej, wartość wynagrodzenia nie zmienia się po korekcie listy płac. Korekta może jednak wpłynąć na składniki zmienne wynagrodzenia.